Instruktioner

• Ägande, ansvar och tillsyn

  Instruktionerna beskriver:

  • vilket ansvar verksamheter i Region Skåne har för sina arkiv.
  • vilka uppgifter som ingår i rollen att vara arkivansvarig och arkivredogörare.
  • arkivansvar vid bolagiseringar och när uppdrag tilldelas privatägda verksamheter.

  • Arkivansvar ( .pdf 407 kB)
  • Förvaring av vårddokumentation efter vårdavtalets upphörande ( .pdf 197 kB)
  • Mätning av mognadsnivåer för hantering av verksamhetsinformation ( .pdf 715 kB)
  • Privatisering och nya driftsformer ( .pdf 229 kB)
• Skapa och förvara

  Instruktionerna går igenom hur analog och digital verksamhetsinformation:

  • skapas och förvaras för att kunna användas över tid
  • klassificeras och hur en informationshanteringsplan (IHP) upprättas
  • ska sorteras och beskrivas med metadata.

  Klassificeringsstruktur

  • Mall - Informationshanteringsplan för verksamhetsinformation ( .xlsx 23 kB)
  • Klassificeringsstruktur för Region Skåne ( .pdf 915 kB)
  • Ta fram informationshanteringsplan ( .pdf 339 kB)

  Arkivvård

  • Varför upprättar vi arkivbeskrivningar? En introduktion till arkivbeskrivning i Region Skåne ( .pdf 211 kB)
  • Arkivkrav vid hantering och förvaring av analog verksamhetsinformation ( .pdf 211 kB)
  • Mall - Arkivbeskrivning för verksamhetsnivå ( .docx 542 kB)
  • Mall - Arkivbeskrivning för förvaltning ( .docx 536 kB)
  • Mall - Arkivbeskrivning för vårdverksamhet ( .pdf 409 kB)

  Säkra digital verksamhetsinformation

  • Förvara digitala dokument ( .pdf 303 kB)
  • Hantera dokument i Region Skåne ( .pdf 233 kB)
  • Krav på systemstöd för hantering och förvaring av verksamhetsinformation ( .pdf 170 kB)
  • Hantering av e-post ( .pdf 111 kB)
  • Ta emot och skicka försändelser ( .pdf 373 kB)
• Registrera allmänna handlingar

  Instruktioner för hur du registrerar allmänna handlingar i Region Skånes diarium. 

  • Diarieföra allmänna handlingar ( .pdf 373 kB)
  • Diarieföra och anmäla delegationsbeslut ( .pdf 85 kB)
  • Försättsblad till handling som ska diarieföras ( .pdf 142 kB)
  • Hantering av projekthandlingar ( .pdf 117 kB)
• Lämna ut allmänna handlingar

  Instruktioner och mallar för utlämnande av allmänna handlingar.

  • Mall - Information till sökande ( .docx 75 kB)
  • Lämna ut allmänna handlingar ( .pdf 326 kB)
  • Mall - Beslut om utlämnande av allmän handling ( .docx 68 kB)
  • Sekretesspröva allmänna handlingar – för handläggare ( .pdf 383 kB)
• Bevara eller gallra

  Instruktionerna innehåller regler för vilka handlingar i Region Skåne som ska bevaras och gallras samt eventuella gallringsfrister. Regelverket är uppdelat i två generella instruktioner, en för vårdrelaterade handlingar och en för administrativa handlingar. Det finns också specifika instruktioner för ett antal områden.

  I Fiona hittar du gallringsfrister för administrativ information. Informationen är kategoriserad i övergripande kategorier som kallas verksamhetsinformationskategorier.

  För varje kategori kan du se:

  • En beskrivning
  • Om informationen ska bevaras
  • När informationen får gallras
  • Om kategorin är styrande

  Vid arbete i Fiona utanför Region Skånes interna nätverk krävs VPN-anslutning. Om du inte har VPN-anslutning så kan du istället läsa samma information i en excel-fil som heter "Verksamhetsinformationskategorier (Vik) - definitioner och gallringsfrister", och som ligger längre ner under rubriken Instruktioner.

  Fiona - verksamhetsinformationskategorier, definitioner och gallringsfrister

  Instruktioner

  • Destruktion av handlingar ( .pdf 122 kB)
  • EU-handlingar ( .pdf 569 kB)
  • Hantera verksamhetsinformation på Region Skånes webbplatser och i sociala medier ( .pdf 442 kB)
  • Hantering av foton vid våld och sexuella övergrepp ( .pdf 196 kB)
  • Hantering av vårdrelaterad verksamhetsinformation ( .pdf 735 kB)
  • Kategorisera verksamhetsinformation ( .pdf 169 kB)
  • Patientinformation i klinisk fysiologiska verksamheter ( .pdf 463 kB)
  • Regelverk för skanning av vårdrelaterade journalhandlingar ( .pdf 463 kB)
  • Verksamhetsinformationskategorier (Vik) - definitioner och gallringsfrister - Giltig från 2026-04-10 ( .xlsx 20 kB)

  Gallringsbeslut

  • Beslut om totalbevarande ( .pdf 201 kB)
  • Bevarande och gallring av röntgenbilder och digital bilddiagnostik ( .pdf 32 kB)
  • Gallring av administrativa handlingar efter skanning ( .pdf 93 kB)
  • Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ( .pdf 262 kB)
  • Gallringsbeslut avseende e-postloggar i Outlook ( .pdf 149 kB)
  • Gallringsbeslut avseende gallring av räkenskapsinformation efter överföring ( .pdf 136 kB)
  • Gallringsbeslut avseende handlingar rörande förrådsadministration av narkotika ( .pdf 126 kB)
  • Gallringsbeslut avseende Region Skånes information i Ineras 1177-tjänster ( .pdf 204 kB)
  • Generellt beslut om bevarande av information relaterad till Covid-19 ( .pdf 132 kB)
  • Komplettering av beslut om totalbevarande av patientjournaler i Region Skåne ( .pdf 481 kB)

  Särskilda utredningar

  • Beslut om särskild hantering av psykologiskt testmaterial ( .pdf 113 kB)
  • Bevarande av ackrediteringsansökningar ( .pdf 24 kB)
  • Gallringsutredning rörande EKG ( .pdf 43 kB)
  • Riktlinjer för arkivering av information i sociala medier ( .pdf 212 kB)
• Leverera till Regionarkivet

  Instruktionerna innehåller: 

  • beskrivning av hur och när handlingar ska levereras till Regionarkivet för mellan- eller slutarkivering
  • regelverk för hur handlingar ska ordnas och förberedas inför leverans
  • blanketter som ska fyllas i inför leverans 

  Leveranser ska ske i samråd med Regionarkivet. Kontakta Regionarkivets funktionsbrevlåda leveransregionarkivet@skane.se.

  • Blankett - Checklista för analog leverans till Regionarkivet ( .pdf 1.1 MB)
  • Blankett - Inläsning av handlingar till Dokument och media ( .xlsx 32 kB)
  • Blankett - Leveransblankett journaler med skyddade personuppgifter ( .pdf 16 kB)
  • Blankett - Leveransblankett psykologiskt testmaterial ( .pdf 15 kB)
  • Blankett - Leveransblanketter vid analog leverans till Regionarkivet ( 259 kB)
  • Förbered handlingar för inläsning i Dokument och media ( .pdf 290 kB)
  • Leverera digital och analog information ( .pdf 351 kB)
  • Leverera handlingar rörande förrådsadministration av narkotika till Regionarkivet ( .pdf 228 kB)
  • Leverera psykologiskt testmaterial ( .pdf 136 kB)