Journalskanning
Skanningcentraler
-
Helsingborg
Skanningcentralen (Folktandvårdshuset)
S:A Stenbocksgatan 79, Våning 4, HelsingborgKontakt
- Telefonnummer: 042-406 13 13
- E-postadress: skanninghbg@skane.se
Telefontid
Måndag-fredag klockan 07.30 - 16.00
Koordinator
Hänvisar till enhetschefen för enheten för skanning och till koordinatorerna för Kristianstad, Lund och Malmö.
-
Kristianstad
Skanningcentralen
Axel Kleimersväg 2, Våning 3, KristianstadKontakt
- Telefon-nummer: 044-309 27 45
- E-postadress: skanningkstad@skane.se
Telefontid
Måndag-fredag klockan 07.30 - 16.00
Koordinator Britt-Marie Jönsson
- Telefonnummer: 044-309 27 46
- E-postadress: Britt-Marie.I.Jonsson@skane.se
-
Lund
Regionarkivet, Skanningen
Gastelyckan, LundKontakt
- Telefonnummer: 046-755 00 60
- E-postadress: skanninglund@skane.se
Telefontid
Måndag-fredag klockan 07.30 - 16.00
Koordinator Åsa Clarensius
- Telefonnummer: 046-755 00 66
- E-postadress: Asa.Clarensius@skane.se
-
Malmö
Regionarkivet, Skanningen
SUS MalmöKontakt
- Telefonnummer: 040-33 18 62
- E-postadress: skanningmalmo@skane.se
Telefontid
Måndag-fredag klockan 07.30 - 16.00
Koordinator Christine Johannesson
- Telefonnummer: 046-755 00 89
- E-postadress: Christine.Johannesson@skane.se
Instruktioner och regelverk
-
Gemensamt regelverk och dokumenttyper
-
Skanning av ambulansjournaler SUS
När en patient kommer till akutmottagningen med ambulans har ambulanspersonalen fyllt i en ambulansjournal. Vid ankomsten till akutmottagningen skrivs ambulansjournalen ut i pappersform av ambulanspersonal. Journalen består av tre sidor. Om det inte står någon information på sida 3 kastas denna sida av ambulanspersonal.
Beslut har tagits att då sida 3 i ambulansjournal inte finns ska journalen ändå skannas.
Beslut om skanning av ambulansjournaler i Lund och Malmö (pdf)
-
Skanning av foto
Foto kan skickas med säker e-post, på USB/minneskort eller i pappersformat.
Endast en patient per USB/minneskort/e-post-meddelande.
För att kunna säkerställa att det är rätt patient kopplat till bild/foto rekommenderar vi att patientens personnummer finns på bilden. Följande rutiner gäller:
Säker e-post
- Ta foto på Försättsblad foto (pdf) innehållande personnummer, namn, vårdenhet och datum. Om uppgifterna redan finns på bilden av patienten behövs inget försättsblad.
- Fotografera patienten.
- Endast en patient/e-postmeddelande.
- Ämnesraden ska innehålla vårdenhet, ort och om det är PRIO-skanning.
- Skicka foto med säker e-post till funktionsbrevlådan på respektive skanningcentral:
- Helsingborg: skanninghbg@skane.se
- Kristianstad: skanningkstad@skane.se
- Lund: skanninglund@skane.se
- Malmö: skanningmalmo@skane.se
USB/Minneskort
För foto på USB eller minneskort:
- Ta foto på Försättsblad foto (pdf) innehållande personnummer, namn, vårdenhet och datum. Om uppgifterna redan finns på bilden av patienten behövs inget försättsblad.
- Fotografera patienten (en patient per USB/minneskort).
- Skicka USB/minneskort till skanning.
- Vi returnerar USB/minneskort.
Pappersformat
Foton ska vara märkta på framsidan med personnummer, namn, vårdenhet och datum.
- Ta foto på Försättsblad foto (pdf) innehållande personnummer, namn, vårdenhet och datum. Om uppgifterna redan finns på bilden av patienten behövs inget försättsblad.
- Skanning av EKG
-
Skanning av ambulansjournaler SUS
-
Dokumentlistan - databas för dokumenttyper
Inom specialistvården, psykiatrin och de externa vårdgivare som har avtal med Region Skåne har cirka 5000 dokument som skannas till patientjournalen identifierats, en betydande ökning sedan start av skanningen.
Enheten för skanningen samordnar alla dessa dokument i en gemensam dokumentlista med syfte att organisera och sortera dokumenten till skånegemensamma dokumenttyper.
Enhetlig skanning till alla patientjournaler leder till en ökad patientsäkerhet.
Vårdrelaterade handlingar
Instruktionen för bevarande och gallring av vårdrelaterade handlingar är gemensam inom Region Skåne. I huvudsak ingår de vårdrelaterade handlingar som ska ingå i en patientjournal, och huruvida de ska gallras eller bevaras.
Instruktion för bevarande och gallring av vårdrelaterade handlingar
- Comprima - manual och mappstruktur
-
Skanning av äldre pappersjournaler
Pappersjournaler som levererats till Regionarkivet kan skannas in i Comprima – "skanning på begäran".
Skanning på begäran
Beställande klinik kan välja om man vill ha journalen inskannad. Journalen ska skannas i sin helhet. Kopior eller delar tagna av den får ej skannas och kopior tagna som arbetsmaterial ska gallras efter användning.
Journalutskrifter från Journalservice skannas endast åt privata vårdgivare.
Väljer man att få journalen inskannad kommer följande dokumenttyper att användas:
- Anestesi
- Journalblad
- Operationshandlingar
- Provsvar/PAD/Cytologi
- Läkemedel/Ordination
- Röntgen
- Foto
- Äldre pappersjournal (här kommer alla "övriga" dokument att ligga)
Privata vårdgivare
Vid behov av äldre pappersjournaler som finns på Regionarkivet, kan dessa beställas från Journalservice.
Frågor och svar
-
Hur sker hanteringen av dokumenten?
Dokumenten ska vara sorterade, rensade och gallrade innan leverans till skanning.
För att vi ska kunna skanna en patientjournal behövs det följande uppgifter:
- Personnummer på samtliga sidor.
- Datum på samtliga sidor.
På skanningcentralen indexeras dokumenten och skannas in. Därefter behålls papperskopior i sju dagar, varefter de destrueras.
-
Hur snabbt kan jag få mina dokument skannade?
På de flesta ställen går transporten 2-3 gånger/dag och senast nästa morgon har vi era dokument.
För prioriterade dokument, dvs. dokument som snabbt behövs tillgängliga för att patienten ska kunna behandlas sker skanning snarast vid ankomst, dock senast inom 4 timmar från det att dokumentet anlänt till skanningcentralen (inom ordinarie arbetstider).
Dokument som inte är prioriterade skannas inom 3 dagar.
-
Presentation av "Nöjd Kund Index"
För att få reda på vad vårdenheterna tycker om journalskanningen av patientjournalerna skickas det var fjärde år ut en Nöjd Kund Index (NKI), där de får svara på frågor om hur nöjda de är med journalskanningen i dagsläget. Vårdenheterna har även möjlighet att ge förslag inom vilka områden journalskanningen kan förbättra sig.
Enheterna kan även ställa fria frågor om journalskanning och dess arbete. När frågorna har blivit besvarade skickas sedan en sammanställning av resultatet och svar på frågorna ut till verksamheterna.
Kundundersökning Nöjd Kund Index 2022 (pdf)
Den senaste NKI undersökningen utfördes 2022 och har dessförinnan utförts 2015 och 2018.
-
Vad är Comprima?
Comprima är Region Skånes gemensamma skanningplattformen som finns för patientrelaterade vårddokument. Comprima är ett stödsystem som är kopplat till huvudjournalsystemet Melior.