Journalskanning
Skanningcentraler
-
Helsingborg
Skanningcentralen (Folktandvårdshuset)
S:A Stenbocksgatan 79, Våning 4, HelsingborgKontakt
Telefon 042-406 13 13
E-postKoordinator Sladana Kajtaz
Telefon 046-755 00 95
E-post -
Kristianstad
Skanningcentralen (Tandvårdshuset)
Axel Kleimersväg 2, Våning 3, KristianstadKontakt
Telefon 044-309 27 45
E-postKoordinator Britt-Marie Jönsson
Telefon 044-309 27 46
E-post -
Lund
Regionarkivet, Skanningen
Gastelyckan, LundKontakt
Telefon 046-755 00 60
E-postKoordinator Åsa Clarensius
Telefon 046-755 00 66
E-post -
Malmö
Regionarkivet, Skanningen
SUS MalmöKontakt
Telefon 040-33 18 62
E-postKoordinator Christine Johannesson
Telefon 046-755 00 89
E-post
Instruktioner och regelverk
-
Gemensamt regelverk och dokumenttyper
Regelverk för skanning av patientinformation
Skånegemensamma dokumenttyper (pdf)
-
Skanning av ambulansjournaler SUS
När en patient kommer till akutmottagningen med ambulans har ambulanspersonalen fyllt i en ambulansjournal. Vid ankomsten till akutmottagningen skrivs ambulansjournalen ut i pappersform av ambulanspersonal. Journalen består av tre sidor. Om det inte står någon information på sida 3 kastas denna sida av ambulanspersonal.
Beslut har tagits att då sida 3 i ambulansjouranal inte finns ska journalen ändå skannas.
Beslut om skanning av ambulansjournaler i Lund och Malmö (pdf)
-
Skanning av fotografier
Fotografierna kan skickas med säker e-post, på USB/minneskort eller i pappersformat.
Endast en patient per USB/minneskort/e-post-meddelande.
För att kunna säkerställa att det är rätt patient kopplat till bild/fotografi rekommenderar vi att patientens personnummer finns på bilden. Följande rutiner gäller:
Säker e-post
- Ta foto på försättsblad innehållande datum, namn, personnummer och vårdenhet.
Försättsblad fotografi (pdf)
Om uppgifterna redan finns på bilden av patienten behövs inget försättsblad. - Fotografera patienten.
- Endast en patient/e-postmeddelande.
- Ämnesraden ska innehålla klinik, ort och om det är PRIO-skanning.
- Skicka foto med säker e-post till funktionsbrevlådan på respektive skanningcentral:
Helsingborg:
Kristianstad:
Lund:
Malmö:
USB/Minneskort
För fotografier på USB eller minneskort:
- Ta foto på försättsblad innehållande datum, namn, personnummer och vårdenhet.
Försättsblad fotografi (pdf)
Om uppgifterna redan finns på bilden av patienten behövs inget försättsblad. - Fotografera patienten (en patient per USB/minneskort).
- Skicka USB/minneskort till skanning.
- Vi returnerar USB/minneskort.
Pappersformat
Fotografier ska vara märkta på framsidan med datum, namn, personnummer och vårdenhet.
- Ta foto på försättsblad innehållande datum, namn, personnummer och vårdenhet.
- Skanning av EKG
-
Skanning av ambulansjournaler SUS
-
Dokumentlistan - databas för dokumenttyper
Inom Region Skånes Hälso- och sjukvård har vi identifierat över 2500 olika dokument som ska skannas till patientjournalen, en ökning med ca 1700 dokument sedan början av 2012.
Regionarkivet samordnar alla dessa dokument i en gemensam dokumentlista med syfte att organisera och sortera dokumenten till skånegemensamma dokumenttyper.
Enhetlig skanning till alla patientjournaler leder till en ökad patientsäkerhet.
Vårdrelaterade handlingar
Instruktionen för bevarande och gallring av vårdrelaterade handlingar är gemensam inom Region Skåne. I huvudsak ingår de vårdrelaterade handlingar som ska ingå i en patientjournal, och huruvida de ska gallras eller bevaras.
Instruktion för bevarande och gallring av vårdrelaterade handlingar
- Comprima - manual och mappstruktur
-
Skanning av äldre pappersjournaler
Pappersjournaler som levererats till Regionarkivet kan skannas in i Comprima – "skanning på begäran".
Skanning på begäran
Beställande klinik kan välja om man vill ha journalen inskannad eller om man vill låna den.
Väljer man att få journalen inskannad kommer följande dokumenttyper att användas:
- Anestesi
- Journalblad
- Operationshandlingar
- Provsvar/PAD/Cytologi
- Läkemedel/Ordination
- Röntgen
- Foto
- Äldre pappersjournal (här kommer alla "övriga" dokument att ligga)
Privata vårdgivare
Vid behov av äldre pappersjournaler som finns på Regionarkivet, kan dessa beställas från Journal- och arkivservice.
Frågor och svar
-
Hur sker hanteringen av dokumenten?
Dokumenten ska vara sorterade, rensade och gallrade innan leverans till skanning. På skanningcentralen indexeras dokumenten och skannas in. Därefter behålls papperskopior i sju dagar, varefter de destrueras.
-
Hur snabbt kan jag få mina dokument skannade?
På de flesta ställen går transporten 2-3 ggr/dag och senast nästa morgon har vi era dokument. För prioriterade dokument, dvs. dokument som snabbt behövs tillgängliga för att patienten ska kunna behandlas sker skanning snarast vid ankomst, dock senast inom 4 timmar från det att dokumentet anlänt till skanningcentralen (inom ordinarie arbetstider). Dokument som inte är prioriterade skannas inom 3 dagar.
-
Presentation av "Nöjd Kund Index"
I slutet av 2018 gjorde vi en Nöjd Kund Index (NKI) mätning kring ett antal faktorer gällande skanning av journaldokument. Denna NKI är en uppföljning av en tidigare mätning från 2015 som gjordes efter att skanningprojektet övergått till ordinarie drift (2014).
NKI-mätningen
I samband med mätningen fick vi ett antal frågor som redovisas i slutet av dokumentet. Ta gärna del av dessa, det är kanske något du också funderat på? -
Vad är Comprima?
Comprima är den Skånegemensamma skanningplattformen som finns för patientrelaterade vårddokument. Comprima är ett stödsystem som är kopplat till huvudjournalsystemet Melior.