Instruktioner för bokning

• Bokning via webbplatsen DigitalTolk och appen DigitalTolk

  Logga in

  Du loggar in med det kundnummer och inloggningsuppgifter som din enhet har fått av DigitalTolk. Du använder samma inloggningsuppgifter oavsett om du bokar via webbplatsen eller i appen.

  Akutbokning

  Detta gäller när du behöver en tolk omgående, det vill säga inom 5 minuter.

  1. Klicka på "Akutbokning".
  2. Välj språk och hur länge tolken behövs. Tänk på att chanserna att hitta en tolk ökar om du kan acceptera alla språknivåer och kön.
  3. Tryck "Boka".

  När uppdraget är accepterat kan samtalet komma igång. Ring kundtjänst på telefonnummer 010-199 45 00 direkt om uppdraget inte tillsätts inom 5 minuter. Det gäller oavsett tid på dygnet.

  Icke akut bokning

  1. Klicka på "Logga in" och ange dina inloggningsuppgifter.
  2. Ange beställare och behandlare, det vill säga vem som ska använda språktolken i mötet med patienten. 
  3. Ange 
     1. språk
     2. dag
     3. starttid
     4. sluttid
     5. typ av uppdrag.
  4. Välj plats-, telefon- eller videotolkning. Komplettera bokningen med länk till den specifika lobbyn i Digital möte om du väljer du videotolkning.
  5. Klicka på "Fler val" i bokningsflödet om du har specifika önskemål. Tänk på att endast använda detta i de fall tolkningen verkligen kräver ett specifikt val eftersom att ju fler valmöjligheter du ger desto större chans är det att någon tolk tar uppdraget.
  6. Lämna information till tolken, till exempel vilken plats/adress tolken ska komma till eller annat som kan vara bra för tolken att känna till.

  Gör liknande bokningar

  Du kan göra liknande bokningar, utan att fylla i alla uppgifter igen. Du kan också välja samma tolk. Läs mer på sidan Hantera bokningar och konto.

  Hantera bokningar och konto

  Plats-, telefon- eller videotolkning – riktlinjer

  Du ska alltid boka distanstolk i första hand. Du kan välja mellan telefon- eller videotolkning. Platstolk bokar du om det krävs utifrån patientens behov. Då är tolken fysiskt på plats under samtalet tillsammans dig och patienten. Tänk på att vid telefontolkning är det du som beställare som ringer upp tolken. Du ska komplettera bokningen med länk till den specifika lobbyn i Digital möte om du väljer du videotolkning.

  Eventuella specifika önskemål

  Det är endast i de fall tolkningen verkligen kräver ett specifikt val som du ska göra detta. Till exempel är det lämpligt att beställa minnestolk vid kognitiv testning. En minnestolk har deltagit i utbildning som ges av Kognition och migration, Region Skåne. Utbildningens syfte är att förmedla kunskap om kognitiva sjukdomar och om att tolka vid kognitiv testning. Minnestolk beställs på Digitaltolks webbplats. Efter ”Ytterligare specifikationer” välj alternativet ”Äldrevård, demens och minnesutredningar”. 

  Kognitiv utredning genom tolk

  Avmarkera de kompetenser som inte ska få uppdraget. Kom ihåg att DigitalTolk alltid skickar ut uppdraget enligt kompetensnivå. Det gör att de högsta nivåerna automatiskt får förfrågningarna först. Ju fler valmöjligheter du ger desto större chans är det att någon tolk tar uppdraget.

  Följande tolkkompetenser finns:

  • Registrerad tolk
  • Grundutbildad tolk
  • Utbildad tolk
  • Auktoriserad tolk
  • Sjukvårdstolk
  • Rättstolk

  Den lägsta nivån, registrerad tolk, har minst gått introduktionskursen i tolkning, samt genomfört både språktester och rollspel. Observera att det är Kammarkollegiet som auktoriserar tolkarna och att auktorisation endast i erbjuds i utvalda språk. I en del språk går det alltså inte att verifiera språkkunskaperna. Oavsett kompetensnivå är det DigitalTolk som säkerställer att du får en kvalitativ tolk.

  Du kan till exempel välja kön. Avmarkera manlig om du endast vill att en kvinnlig tolk ska få uppdraget. Då skickas bokningen endast till kvinnliga tolkar, och vice versa.

  I bokningen får du även möjlighet att informera DigitalTolk om hur de ska hantera bokningen om de inte finns en tolk enligt dina önskemål. Till exempel kan du alltid ange att en manlig tolk godkänns om kvinnlig tolk inte finns att tillsätta och vice versa. I det fall uppdraget kräver enbart kvinnlig tolk och du har valt detta, kommer systemet att hantera det så.

  Observera att DigitalTolk alltid följer de val du har gjort och ändrar aldrig bokningar per automatik.

  Lämna information till tolken

  Du kan lämna information till tolken direkt i bokningen. Tänk på att det endast är tolken som ser informationen. Du behöver skriva direkt till kundtjänst via e-post eller chatt om du har specifik information som DigitalTolk behöver ta del av. Du kan även ändra eventuell adress, vid hembesök eller annan vårdinstans.

  Manual – om du behöver ytterligare stöd 

  Behöver du ytterligare stöd i hur du bokar språktolk finns en manual.

  Manual att använda vid bokning (pdf)

• När din bokning har registrerats

  Så fort din bokning är registrerad skickas uppdraget ut till de tolkar som matchar uppdraget bäst. Systemet tar automatiskt hänsyn till en rad faktorer, såsom tolkens kompetensnivå, erfarenhet av tolkningsområde, betyg, närhetsprincip och så vidare. Det innebär att bokningar som görs alltid skickas ut enligt prioriteringsordning.

  Bokningsbekräftelser

  DigitalTolk skickar alltid ut följande bekräftelser när

  • bokningen är mottagen.
  • uppdraget är tillsatt.

  Bekräftelsen skickas alltid automatik till verksamhetens funktionsbrevlåda, eller motsvarande för privata vårdgivare/idéburen sektor. Beställningsbekräftelser ska lagras i två år enligt Region Skånes regelverk för arkiv- och informationshantering.

  Arkiv och informationshantering

  Du kan välja om du vill att bekräftelserna ska skickas till fler e-postadresser. Skriv in de e-postadresser som du vill ska få bekräftelser. Detta gör du direkt i bekräftelseformuläret i rutan för e-post.

  Du kan alltid ta del av all information gällande bokningen direkt på webbplatsen eller i appen. Detta gör du under "Mina bokningar". Gå till "Bokning", klicka på "Hantera" och sedan "Detaljer". 

• Om du inte får en tolk

  Ring alltid DigitalTolk på telefonnummer 010-199 45 00 direkt om en bokning inte tillsätts. Detta gäller oavsett tid på dygnet.

  Platstolk

  Det kan hända att uppdraget är svårare att tillsätta beroende på tid för uppdraget samt vilket språk som är inbokat. Platstolken ersätts av en telefontolk om det inte finns någon tillgänglig platstolk. Boka om mötet med patienten om ingen platstolk tillgänglig vid tidpunkten för uppdraget om vårdmötet absolut kräver platstolkning.

• Om du har ett meddelande till en patient, men inte behöver ha direktkontakt med en tolk

  Du kan använda appen eller webbplatsen om har ett meddelande till en patient, men inte behöver prata eller ha kontakt med en tolk. Funktionen finns under fliken "Meddelandeservice". Välj språk, skriv in vad som ska förmedlas till patienten samt eventuella instruktioner till tolken. Kom ihåg att ange datum och tid för när tolken ska ge patienten meddelandet och patientens telefonnummer. 

  Tänk på att du inte får ange andra personuppgifter tillhörande patienten.

• Plats-, telefon- eller videotolkning – riktlinjer

  Du ska alltid boka distanstolk i första hand. Du kan välja mellan telefon- eller videotolkning. Platstolk bokar du om det krävs utifrån patientens behov. Då är tolken fysiskt på plats under samtalet tillsammans dig och patienten. Tänk på att vid telefontolkning är det du som beställare som ringer upp tolken.

  Andelen distanstolkningar ska öka

  Andelen distanstolkningar ska öka. Detta för att frigöra tolkresurser och möjliggöra en ökad tillgång på tolkar med högre kompetens. Det är även en naturlig del av Region Skånes miljöarbete och en del av ambitionen med en verksamhet som i låg grad påverkar vår miljö i negativ riktning. Inriktningen ligger också i linje med Region Skånes arbete för fortsatt digitalisering, i enlighet med Program för eHälsa och Digitalisering i Region Skåne.

  Fördelar med telefontolkning

  • Urvalet av lämpliga tolkar är större och en jämnare tolkkvalitet kan säkras, inte minst vid frekventa språk.
  • Jävsituationer med klienten kan lättare undvikas.
  • Indirekt påverkan från tolken i själva tolkningssituationen kan minimeras då det bara är tolkanvändaren och klienten i rummet.
  • Vid akuta situationer kan en tolk snabbare vara tillgänglig - normalt inom bara ett par minuter.
  • Lägre kostnad.
  • Telefontolkning är en mer miljöanpassad tolkningsform - onödiga resor undviks med minskade koldioxidutsläpp som följd.