A3-metoden är ett sätt att kommunicera, för att visualisera ett problemområde och skapa samsyn. Syftet är främst att lösa aktuella problem men också att göra problemlösningsprocessen transparent och lätt att lära ut.

Varje uppgift som en verksamhet ställs inför sammanfattas på ett enda papper. Författaren till A3 utgörs av den som äger problemet. Ägaren måste utveckla sin kunskap beträffande problemet för att kunna producera ett meningsfullt förslag.

Oftast påbörjas förståelse-/kunskapsresan med en preliminär A3, vars syfte är att identifiera grundorsakerna. Låt A3 vara ett levande dokument, med raderingar/överstrykningar och ändringar som resultat av många människors bidrag.

• A3-metoden – introduktion (pptx)
• A3-metoden för utskrift i A3-format (pptx)

CT-träd är en metod att bryta ner ett (ibland ospecifikt) kundbehov till olika mätbara egenskaper som värderas av kunden (till exempel kvalitet, tid, bemötande) och vidare till mer eller mindre påverkbara faktorer för nämnda egenskaper.

Metoden är effektiv i att skapa förståelse och samsyn kring behovet, de egenskaper som kunden värderar och som eventuellt inte uppfylls, samt vilka påverkande faktorer som finns och därmed behöver förstås och hanteras för att behoven skall mötas.

Metodbeskrivning CT-träd (pdf)

Fem varför? är ett enkelt och handfast sätt att hitta rotorsaker.

Tänk på att:

• Svaren ska vara relevanta för problemet och inte vara svepande (som "för lite resurser").
• Bara fråga så länge svaren är relevanta. När svaren inte längre ger någon ytterligare information så backa ett svar, det föregående svaret är ofta rotorsaken!

I detta dokument hittar du tre mallar som alla bygger på metoden.

Fem varför? (pptx)

Fiskbensdiagram är ett verktyg för att åskådliggöra orsaker till ett problem.

• Fiskbensdiagram – instruktion (pptx)
• Fiskben mall (pptx)

Här hittar du de stöd, verktyg och mallar som utgör Region Skånes förändringsmodell.

Tips: använd den interaktiva guiden och arbetsboken för övning, workshop förberedelse eller för dokumentation.

• Förändringsplanering – en interaktiv guide (pdf)
• Förändringsplanering – arbetsbok (docx)
• Att förbereda en förändringsplanering: varför, vem och till vad? (pptx)
• Verktyg och checklista för förändringsplanering i 6 steg, A-F (pptx)
• Dialogkarta som visuellt stöd för planering genom workshop (pdf)
• Presentation och verktyg för förändringsplanering tillsammans med medarbetare (pptx)
• Mall för aktivitetsplan (xlsx)

Gapanalys är att identifiera skillnaden, gapet, mellan ett framtida läge (önskat eller beslutat) och nuläget, dvs hur vi levererar, jobbar och presterar idag. Skillnaden talar om vilka områden som vi behöver förändra och/eller hantera om det finns hinder. Det börjar alltså till skillnad från förbättringsarbete i ett slags mål, ett framtida läge, men arbetet är i stort överensstämmande med Region Skånes förbättringsmetodik och ger stöd i förändringsplanering med hjälp av Region Skånes modell.

• Handbok – gapanalys (docx)
• Översikt – gapanalys (pptx)
• Workshop – gapanalys (pptx)

Gröna korset är i grunden en metod för att visualisera avvikelser som risker och skador i olika sammanhang. Den kan även användas för att följa utveckling av olika fokusområden.

Metoden används med fördel i samband med daglig styrning/pulsmöten eftersom den är snabb och enkel.

• Gröna korset (pptx)
• Gröna korset – daglig mall (docx)
• Gröna korset – detalj listmall (xlsx)
• Gröna korset – sammanställning (xlsx)
• Förbättringsblankett PGSA (docx)

Verktyg som hjälper dig att identifiera vem eller vilka intressenter som påverkas av förbättringen/förändringen.

Introduktion – intressentanalys (pptx)

• Varför?
• Vad?
• Hur?

Kommunikationsbudskap – mall (pptx)

Kontrollplan är en metod för processtyrning. Den syftar till att långsiktigt tillse att ett resultat/utfall bibehålls inom förutbestämda gränser. Principen är att följa utfallet men styra de påverkande faktorerna så att dessa bibehålls inom angivna gränser och att någon eller något reagerar direkt om dessa gränser passeras.

Metoden möjliggör proaktivitet genom tidiga varningar och insatser som gör att man kan undvika oönskade utfall.

• Kontrollplan mall (xlsx)
• Kontrollplan (pptx)

Enligt Kurt Lewin hålls en organisation i balans genom samspelet mellan två motsatta styrkegrupperingar; de som söker främja förändringar (De drivande krafterna) och de som försöker behålla status quo (De hindrande krafterna).

Lewin menar att denna dynamiska balans (”Jämviktsläge”) skapas av krafter som verkar i motsatt riktning. Krafterna som jobbar mot varandra inkluderar personer, levnadsvanor, traditioner och attityder.

Idén med Kraftfältsdiagrammen är att tydliggöra vilka krafter som verkar i vilken riktning vid en given frågeställning.

Kraftfältsanalys (pptx)

VOC: Kundens egen beskrivning av de varor och tjänster vi levererar, samt egenskaper och funktionalitet hos dessa.

För att förstå kundens "röst", det vill säga kunden/patientens egentliga behov, så bör vi fråga kunden/patienten om deras krav/önskemål på det vi levererar, inte bara anta det. Framför allt gäller vad som definierats som resultat, "Output", från processen.

Kundens röst - Voice of the Customer – mall (pptx)

Personcentrerad vård (PCV) syftar till att öka patientens delaktighet i sin vård. Sedan 2020 finns en svensk standard för PCV som ger möjlighet att operationalisera patienters delaktighet i hälso- och sjukvård. Det här PCV-redskapet fokuserar på lärande och mätning och kan användas för att kvalitetssäkra verksamhetens arbete utifrån standarden.

Redskap för personcentrerad vård (pdf)

Förbättringshjulet PGSA (planera, göra, studera, agera) är ett verktyg som kan användas vid kvalitets- och förbättringsarbete i en organisation.

I den första fasen har ett problem identifierats i organisationen och man planerar en lösning. När detta är gjort inleds andra fasen där lösningen genomförs. I tredje fasen studeras effekterna av den lösning som man tillämpat, och i den fjärde fasen agerar man så att samma problem inte skall uppstå på nytt.

Dessa faser ”rullar” sedan på och används kontinuerligt för att uppnå ständiga förbättringar.

• PGSA (pptx)
• Testcykeljournal - PGSA – mall (docx)
• Arbetsblad PGSA-hjul – mall (pptx)

När man arbetar med ständiga förbättringar och utvecklar sin verksamhet behöver man ibland värdera och prioritera bland idéer och förslag.

Det finns många sätt att göra detta på, från att genomföra en enkel multiröstning där alla får ett antal poäng/streck att fördela på det som ska prioriteras, via värderingsmatriser (exempelvis "Pick-graf") till beslutsmatriser och parvis jämförelse då en exakt prioritering bör ske.

Prioritering (pptx)

Problemformulering är en faktabaserad beskrivning av en situation eller ett resultat som skiljer sig från det önskade. Här finner du utbildningsmaterial för att kunna ta fram en bra problemformulering, en lämplig start i förbättringsarbete där lösningen inte är uppenbar.

Problemformulering med 7 frågor (pptx)

Inom kvalitetsområdet betyder process en serie sammankopplade aktiviteter som upprepas och skapar värde för någon. Processen har en väl definierad början och ett väl definierat slut.

Genom kartläggning av processerna i en verksamhet uppnås en processförståelse som ger möjlighet att identifiera problem/förbättringsområden. På så sätt kan du styra/utveckla processerna till att fungera bättre och effektivare, samt skapa förutsättningar för utveckling och förebyggande åtgärder.

• Processkartläggning – instruktioner (pptx)
• SIPOC -ett verktyg för snabb och översiktlig processanalys (pptx)

Mall som hjälper verksamheten att planera sin verksamhet. Det är möjligt att använda mallen på övergripande liksom lokal nivå. Mallen räknar fram en veckotakt samt följer upp denna mot utfall och inflöde. Till hjälp finns ”Vägledning för att beräkna veckotakt” som ger stöd i var information kan hittas i olika system. 

• Produktionsplanering version 1.2 (xlsx)
• Vägledning för att beräkna veckotakt version 1 (pdf)

Pulsmöten används för daglig styrning av kapacitet och ska säkerställa en tvärfunktionell informationsspridning om produktionssituationen, riskanalyser, och annan viktig information som krävs för att hantera den dagliga vården och patientlogistiken.

Arbetssättet stödjer ett avvikelsebaserat förbättringsarbete, dvs tar avvikelser till förbättringstavlan. I anslutning till tavlan ska man också kunna följa kritiska vårdlogistiska- och vårdkvalitetsnyckeltal.

• Mall och exempel på pulstavla (xlsx)
• Pulsmötets grunder (pdf)

Sju vanliga och praktiskt användbara presentationsformat vid förbättrings- och kvalitetsarbete.

7 sätt att visa data = 7 kvalitetsverktyg:

• Kontrollblad
• Fiskbensdiagram
• Styrdiagram
• Sambandsdiagram
• Histogram
• Paretodiagram
• Stratifiering

Sju kvalitetsverktyg (pptx)

Att beskriva vid SMART:a mål:

• Specifika
• Mätbara
• Accepterade
• Realistiska och
• Tidsatta mål

SMART:a mål – instruktion (pptx)