Instruktioner

• Ägande, ansvar och tillsyn

  Instruktionerna beskriver:

  • vilket ansvar verksamheter i Region Skåne har för sina arkiv.
  • vilka uppgifter som ingår i rollen att vara arkivansvarig och arkivredogörare.
  • arkivansvar vid bolagiseringar och när uppdrag tilldelas privatägda verksamheter.

  • Arkivansvar ( .pdf 407 kB)
  • Mätning av mognadsnivåer för hantering av verksamhetsinformation ( .pdf 715 kB)
  • Privatisering och nya driftsformer ( .pdf 229 kB)
• Skapa och förvara

  Instruktionerna går igenom hur analog och digital verksamhetsinformation:

  • skapas och förvaras för att kunna användas över tid
  • klassificeras och hur en informationshanteringsplan (IHP) upprättas
  • ska sorteras och beskrivas med metadata.

  Klassificeringsstruktur

  • Informationshanteringsplan för verksamhetsinformation ( .xlsx 24 kB)
  • Klassificeringsstruktur för Region Skåne ( .pdf 895 kB)
  • Stöd för dig som ska kartlägga verksamhetsinformation ( .pdf 633 kB)
  • Ta fram informationshanteringsplan ( .pdf 277 kB)

  Arkivvård

  • Varför upprättar vi arkivbeskrivningar? En introduktion till arkivbeskrivning i Region Skåne ( .pdf 211 kB)
  • Arkivkrav vid hantering och förvaring av analog verksamhetsinformation ( .pdf 211 kB)
  • Mall - Arkivbeskrivning för verksamhetsnivå ( .docx 86 kB)
  • Mall - Arkivbeskrivning för förvaltning ( .docx 69 kB)

  Säkra digital verksamhetsinformation

  • Förvara digitala dokument ( .pdf 160 kB)
  • Hantera dokument enligt dokumenthanteringsprocessen ( .pdf 174 kB)
  • Krav på systemstöd för hantering och förvaring av verksamhetsinformation ( .pdf 243 kB)
  • Hantering av e-post ( .pdf 111 kB)
  • Ta emot och skicka försändelser ( .pdf 374 kB)
• Registrera allmänna handlingar

  Instruktioner för hur du registrerar allmänna handlingar i Region Skånes diarium. 

  • Diarieföra allmänna handlingar ( .pdf 309 kB)
  • Diarieföra och anmäla delegationsbeslut ( .pdf 200 kB)
  • Försättsblad till handling som ska diarieföras ( .pdf 2.1 MB)
  • Hantering av projekthandlingar ( .pdf 117 kB)
• Lämna ut allmänna handlingar

  Instruktioner och mallar för utlämnande av allmänna handlingar.

  • Mall - Information till sökande ( .docx 75 kB)
  • Lämna ut allmänna handlingar ( .pdf 298 kB)
  • Mall - Beslut om utlämnande av allmän handling ( .docx 68 kB)
  • Sekretesspröva allmänna handlingar – för handläggare ( .pdf 383 kB)
• Bevara eller gallra

  Instruktionerna innehåller regler för vilka handlingar i Region Skåne som ska bevaras och gallras samt eventuella gallringsfrister. Regelverket är uppdelat i två generella instruktioner som kompletteras av specifika instruktioner för ett antal utvalda områden. Den ena delen är för vårdrelaterade handlingar och den andra är för administrativa handlingar.

  Instruktioner

  • Destruktion av handlingar ( .pdf 122 kB)
  • EU-handlingar ( .pdf 569 kB)
  • Fotohantering våldsutsatta ( .pdf 196 kB)
  • Gallringsutredning för handlingstyp ( .pdf 215 kB)
  • Handlingstyper – definitioner och gallringsfrister - Giltlig från 2025-02-24 ( .xlsx 27 kB)
  • Hantering av verksamhetsinformation på Region Skånes webbplatser ( .pdf 458 kB)
  • Hantering av vårdrelaterad verksamhetsinformation ( .pdf 241 kB)
  • Patientinformation i klinisk fysiologiska verksamheter ( .pdf 463 kB)
  • Regelverk för skanning av patientinformation ( .pdf 180 kB)

  Generella gallringsbeslut

  • Beslut om totalbevarande ( .pdf 201 kB)
  • Bevarande och gallring av röntgenbilder och digital bilddiagnostik ( .pdf 32 kB)
  • Gallring av administrativa handlingar efter skanning ( .pdf 93 kB)
  • Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ( .pdf 262 kB)
  • Gallringsbeslut avseende e-postloggar i Outlook ( .pdf 149 kB)
  • Gallringsbeslut avseende handlingar rörande förrådsadministration av narkotika ( .pdf 126 kB)
  • Gallringsutredning rörande EKG ( .pdf 43 kB)
  • Generellt beslut om bevarande av information relaterad till Covid-19 ( .pdf 132 kB)
  • Komplettering av beslut om totalbevarande av patientjournaler i Region Skåne ( .pdf 481 kB)
  • Riktlinjer för arkivering av information i sociala medier ( .pdf 212 kB)

  Särskilda utredningar

  • Beslut om särskild hantering av psykologiskt testmaterial ( .pdf 113 kB)
  • Bevarande av ackrediteringsansökningar ( .pdf 24 kB)
• Leverera till Regionarkivet

  Instruktionerna innehåller: 

  • beskrivning av hur och när handlingar ska levereras till Regionarkivet för mellan- eller slutarkivering.
  • regelverk för hur handlingar ska ordnas och förtecknas efter leverans till Regionarkivet. 
  • blanketter som ska fyllas i vid leverans.

  Observera att leveranser endast får ske i samråd med Regionarkivet efter kontakt via leveransregionarkivet@skane.se. Undantag görs endast för mindre leveranser av psykologiskt testmaterial, som skickas med internposten i enlighet med instruktionen för detta. Leveranser som sker via internposten ska innehålla medföljande blankett med leveranslista.

  • Blankett - Inläsning av handlingar till Dokument och media ( .xlsx 29 kB)
  • Blankett - Leverans- och checklista vid analog leverans till Regionarkivet ( .pdf 434 kB)
  • Blankett - Leveransblankett journaler med skyddade personuppgifter ( .pdf 16 kB)
  • Blankett - Leveransblankett psykologiskt testmaterial ( .pdf 15 kB)
  • Blankett - Överenskommelse om analog leverans till Regionarkivet ( .pdf 284 kB)
  • Förbered handlingar för inläsning i Dokument och media ( .pdf 301 kB)
  • Leverera digital och analog information ( .pdf 508 kB)
  • Leverera handlingar rörande förrådsadminstration av narkotika till Regionarkivet ( .pdf 195 kB)
  • Leverera psykologiskt testmaterial ( .pdf 136 kB)