Instruktioner

• Ägande och ansvar

  I instruktionerna står det beskrivet

  • vilket ansvar verksamheter i Region Skåne har för sina arkiv.
  • vilka uppgifter som ingår i rollen att vara arkivansvarig och arkivredogörare.
  • svar på frågor om arkivansvar vid bolagiseringar och när uppdrag tilldelas privatägda verksamheter.

  • Arkivansvar ( .pdf 407 kB)
  • Mätning av mognadsnivåer för hantering av verksamhetsinformation ( .pdf 715 kB)
  • Privatisering och nya driftsformer ( .pdf 229 kB)
• Skapa och förvara

  Instruktionerna går igenom hur handlingar, på papper såväl som digitala, ska skapas och förvaras för att kunna användas över tid. Instruktionerna innehåller även regler för hur digitala dokument ska sorteras och beskrivas med metadata.

  • Arkivkrav vid hantering och förvaring av analog verksamhetsinformation ( .pdf 211 kB)
  • Förvara digitala dokument ( .pdf 239 kB)
  • Hantera dokument enligt dokumenthanteringsprocessen ( .pdf 174 kB)
  • Klassificeringsstruktur för Region Skåne ( .pdf 895 kB)
  • Krav på systemstöd för hantering och förvaring av verksamhetsinformation ( .pdf 243 kB)
  • Mall - Arkivbeskrivning för förvaltning ( .docx 69 kB)
  • Mall - Arkivbeskrivning för verksamhetsnivå ( .docx 86 kB)
  • Revidera klassificeringsstrukturen ( .pdf 207 kB)
  • Stöd för dig som ska kartlägga verksamhetsinformation ( .pdf 633 kB)
  • Ta fram informationshanteringsplan ( .pdf 230 kB)
  • Tar emot och skicka försändelser ( .pdf 374 kB)
  • Varför upprättar vi arkivbeskrivningar? En introduktion till arkivbeskrivning i Region Skåne ( .pdf 211 kB)
• Registrera och lämna ut allmänna handlingar

  Instruktionerna går igenom hantering av handlingar; vad som är allmänna handlingar, diarieföring samt utlämnande.

  • Diarieföra allmänna handlingar ( .pdf 265 kB)
  • Diarieföra och anmäla delegationsbeslut ( .pdf 84 kB)
  • Försättsblad till handling som ska diarieföras ( .pdf 101 kB)
  • Hantering av e-post ( .pdf 130 kB)
  • Hantering av projekthandlingar ( .pdf 117 kB)
  • Lämna ut allmänna handlingar ( .pdf 303 kB)
  • Mall - Beslut om utlämnande av allmän handling ( .docx 68 kB)
  • Mall - Information till sökande ( .docx 75 kB)
  • Sekretesspröva allmänna handlingar (för handläggare) ( .pdf 300 kB)
• Bevara eller gallra

  Instruktionerna innehåller regler för vilka handlingar i Region Skåne som ska bevaras och gallras samt eventuella gallringsfrister. Regelverket är uppdelat i två generella instruktioner som kompletteras av specifika instruktioner för ett antal utvalda områden. Den ena delen är för vårdrelaterade handlingar och den andra är för administrativa handlingar.

  Instruktioner

  • Destruktion av handlingar ( .pdf 122 kB)
  • EU-handlingar ( .pdf 569 kB)
  • Fotohantering våldsutsatta ( .pdf 196 kB)
  • Gallringsutredning för handlingstyp ( .pdf 215 kB)
  • Handlingstyper – definitioner och gallringsfrister, giltig från 2024-01-01 ( .xlsx 26 kB)
  • Hantering av verksamhetsinformation på Region Skånes webbplatser ( .pdf 458 kB)
  • Hantering av vårdrelaterad verksamhetsinformation ( .pdf 241 kB)
  • Patientinformation i klinisk fysiologiska verksamheter ( .pdf 463 kB)
  • Regelverk för skanning av patientinformation ( .pdf 180 kB)
  • Riktlinjer för arkivering av information i sociala medier ( .pdf 212 kB)

  Generella gallringsbeslut

  • Beslut om totalbevarande ( .pdf 201 kB)
  • Bevarande och gallring av röntgenbilder och digital bilddiagnostik ( .pdf 32 kB)
  • Gallring av administrativa handlingar efter skanning ( .pdf 93 kB)
  • Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ( .pdf 262 kB)
  • Gallringsbeslut avseende e-postloggar i Outlook ( .pdf 149 kB)
  • Gallringsbeslut avseende handlingar rörande förrådsadministration av narkotika ( .pdf 126 kB)
  • Gallringsutredning rörande EKG ( .pdf 43 kB)
  • Generellt beslut om bevarande av information relaterad till Covid-19 ( .pdf 132 kB)
  • Komplettering av beslut om totalbevarande av patientjournaler i Region Skåne ( .pdf 481 kB)

  Särskilda utredningar

  • Beslut om särskild hantering av psykologiskt testmaterial ( .pdf 113 kB)
  • Bevarande av ackrediteringsansökningar ( .pdf 24 kB)

  Mallar

  • Informationshanteringsplan för verksamhetsinformation ( .xlsx 24 kB)
• Instruktioner och blanketter för leverans till Regionarkivet

  Instruktionerna går igenom hur och när handlingar ska levereras till Regionarkivet för mellan- eller slutarkivering. Instruktionerna innehåller också regelverk för hur handlingar ska ordnas och förtecknas efter leverans till Regionarkivet.

  Observera att leveranser endast får ske i samråd med Regionarkivet efter kontakt via leveransregionarkivet@skane.se. Undantag görs endast för mindre leveranser av psykologiskt testmaterial som skickas med internposten i enlighet med instruktionen för detta. Leveranser som sker via internposten ska innehålla medföljande blankett med leveranslista.

  • Blankett - Inläsning av handlingar till Dokument och media ( .xlsx 28 kB)
  • Blankett - Leverans- och checklista vid analog leverans till Regionarkivet ( .pdf 434 kB)
  • Blankett - Leveransblankett psykologiskt testmaterial ( .pdf 15 kB)
  • Blankett - Överenskommelse om analog leverans till Regionarkivet ( .pdf 284 kB)
  • Förbered handlingar för inläsning i Dokument och media ( .pdf 243 kB)
  • Leverera digital och analog information ( .pdf 508 kB)
  • Leverera handlingar rörande förrådsadminstration av narkotika till Regionarkivet ( .pdf 195 kB)
  • Leverera psykologiskt testmaterial ( .pdf 136 kB)