Modellens tre faser

• Fas 1: Att förbereda en förändring

  Det gäller att förbereda och skapa motivation för förändring innan vi genomför en förändring. Det görs genom att tydligt definiera slutmålet och varför förändringen behövs och bjuda in de nyckelpersoner som behövs för att leda, och ta beslut kring förändringen. De viktigaste punkterna i förberedelsefasen är:

  Definiera slutmålet

  • Säkerställa att alla förstår varför vi gör den här förändringen, dvs varför den behövs och prioriteras just nu och vad händer om vi inte gör den.
  • Tydliggör vem som leder och har ansvar för förändringen för att genom aktivt ledarskap visa att det viktigt.
  •  Att beskriva slutmålet och vinsterna med att komma dit.
  • (Om möjligt) beskriva vad vi börjar, slutar och fortsätter göra i och med förändringen. Om slutmålet är känt, men nuläget osäkert kan du behöva göra en gapanalys innan du förändringsplanerar för att se vad vi ska börja, sluta och fortsätta göra.

  Planera förändringen

  • Identifiera hur förändringen påverkar oss lokalt och de vår verksamhet finns tillför. Vad är positivt (”medkrafter”) och negativt (”motkrafter”).
  • Identifiera de som berörs av förändringen och de som behöver medverka för att förändringen ska lyckas (”intressentanalys”).
  • Hitta aktiviteter för med- och motkrafter och de som berörs och skapa en förändringsplan.
  • Säkra att planen kommer att uppfylla Region Skånes framgångsfaktorer

  Bygg förmågan till förändringen

  • Tydliggör roller och ansvar genom att se till att alla som är involverade förstår sin roll i genomförandet av förändringen: vem som gör vad, hur och när och.
  • Definiera ansvar för styrning och uppföljning av aktiviteter.
  • Planera kompetensutveckling och utbildning och genomför det som behöver göras innan genomförandet, ex lärare, ambassadörer och support.
  • Skapa en kommunikationsplan och börja kommunicera enligt ordningen: 1. Kännedom och förståelse, 2. Skapa motivation, 3. Ge kunskap, 4. Förmåga att utföra och 5. Långsiktiga förutsättningar att fortsätta och upprätthålla.
  • Skapa engagemang och dialog genom dialogmöten, workshops, tester och piloter. Säkerställ att möjligheter och risker fångas och adresseras

  För mer information planering av förändringar, finns en kort sammanfattning och en interaktiv guide (följa guiden och fyll i arbetsboken för din egen förändring):

  • Att planera en förändring – en kort checklista (pptx)
  • Förändringsplanering – en interaktiv guide (pdf)
  • Förändringsplanering
  • Gapanalys

  Det finns också ett praktiskt planeringsverktyg i 6 steg som också kan genomföras i form av en workshop för både fysisk och digital sammankomst. I din organisation ska det finnas personer som kan ge stöd i att genomföra detta (förändringshandledare, utrullningsledare, vissa projektledare med flera).

  • Att förbereda en förändringsplanering: varför, vem och till vad? (pptx)
  • Verktyg och checklista för förändringsplanering i 6 steg, A-F (pptx)
  • Dialogkarta som visuellt stöd för planering genom workshop (pdf)
  • Presentation och verktyg för förändringsplanering tillsammans med medarbetare (pptx)

  Stöd i att följa förberedelserna (”Readyness for change”):

  • Redo för förändring – en kort checklista (pptx) 
  • Redo för förändring – en självskattning (pptx)

  Mallar och verktyg:

  Mallar och verktyg

• Fas 2: Att genomföra en förändring

  Genomförandet är implementering av nya arbetssätt och beteenden kopplade till förändringen. Förändringsplanen är grunden, men också att följa upp och effektivt hantera de ändringar som krävs under själva förändringsprocessen. De viktigaste punkterna i genomförandefasen är:

  Säkerställa att aktiviteter genomförs enligt plan

  • Genomför aktiviteterna i förändringsplanen med tydligt ansvar och roller – särskilt verksamhetsnära chefer, ledning och projektledare.
  • Följ kontinuerligt upp så att aktiviteter genomförs i rätt tid och i rätt ordning.
  • Identifiera hinder för genomförande och vidta åtgärder för att rätta till dem.
  • Uppdatera och kommunicera förändringsplanen

  Följ upp var organisationen befinner sig i förändringen

  • Mät och utvärdera hur förändringen fortskrider både på organisationsnivå och på individnivå.
  • Använd enkla metoder som temperaturmätningar, dialogmöten och uppföljningsfrågor för att fånga upp var chefer och medarbetare befinner sig i förändringsresan.
  • Bedöm om förståelse, vilja, kunskap och förmåga finns för att arbeta enligt det nya.

  Involvera medarbetare aktivt

  • Avsätt tid och resurser för utbildning, läraktiviteter och träning av nya färdigheter.
  • Säkerställ delaktighet för att öka acceptans, engagemang och ägarskap över förändringen.
  • Arbeta med öppen och transparent dialog.

  Hantera reaktioner och motstånd

  • Förvänta dig olika reaktioner under genomförandet och bemöta dem genom ledarskap och stödåtgärder.
  • Vid behov, stärk utbildning, kommunikation eller öka delaktigheten för att minska motstånd.
  • Allvarligt motstånd kan kräva åtgärder på högre organisatorisk nivå eller på individuell nivå.

  Tydliggör roller och ansvar

  • Se till att alla som är involverade förstår sin roll i genomförandet av förändringen: vem som gör vad, hur och när.
  • Tydliga ansvarslinjer underlättar styrning och uppföljning av aktiviteter.

  Att förstå och hantera motstånd mot förändring (pdf)

• Fas 3: Att förstärka en förändring

  Att förstärka är att förankra det nya arbetssättet som en naturlig del en verksamhet för att inte gå tillbaka till det gamla. Därefter fortsätta arbeta med ständiga förbättringar, dels de förbättringar som framkom under genomförandet och dels det som vi kan göra nu med de nya förutsättningarna. De viktigaste punkterna för fasen ”Förstärka förändringen” är:

  Förankra och följ upp

  • Fortsatt uppföljning på organisationsnivå för att kontrollera att förändringen verkligen håller. Ge konkret återkoppling för att stödja nya beteenden.
  • Verksamhetsnära chefer följer upp på grupp- och individnivå för att fånga kvarvarande hinder eller behov.
  • Kommunicera både goda exempel och utmaningar öppet för att hålla transparens och visa vilka vinster förändringen gett för att stärka motivation och engagemang.

  Genomföra kompletterande och förbättrande aktiviteter

  • Systematiskt förbättra förändringen utifrån avvikelser, restlistor och nya insikter.
  • Repetera stödinsatser som utbildning och kommunikation för att befästa nya arbetssätt.
  • Säkerställa att medarbetare och chefer får tid och möjlighet att träna nya färdigheter.
  • Uppmuntra kollegialt utbyte och dela goda erfarenheter för att förstärka lärandet.

  Avsluta och ta vara på erfarenheter

  • Validera att hela nyttan med förändringen uppnåtts.
  • Reflektera över vad som fungerat bra och mindre bra. Använd lärdomar för att stärka framtida förändringsarbete.

  Förbättringsledning