Bifoga filer i 1177 personalverktyg

Du kan bifoga filer i ett meddelande till invånare i personalverktyget.

Så här kan du använda bifogade filer i verktyget:

• När du svarar i ett ärende går det att bifoga filer i svar, delsvar och motfråga.
• När du startar ett ärende går det att bifoga filer oavsett om meddelandet ska skickas till en enstaka invånare eller som ett större utskick till maximalt 250 invånare.
• Invånaren kan öppna den bifogade filen direkt i 1177 inkorg eller välja att ladda ner dokumentet.
• Den fil som bifogas ska uppfylla kraven på tillgänglighet enligt DOS-lagen. Skannade dokument uppfyller inte kraven på tillgänglighet och ska därför inte bifogas i meddelande till invånare.
• Det går att bifoga filer av typerna PDF, PNG, JPG och GIF.
• Det går att bifoga max 20 filer per meddelande.
• Varje bifogad fil får vara max 50 MB. 

Att tänka på när du bifogar filer

Ansvar

• Du ansvarar för att rätt fil skickas till rätt mottagare.
• Förhandsgranska alltid filen innan du skickar. I alla regionala ärendehanteringstjänster finns en funktion som påminner om att granska filen.
• Ta hjälp av en kollega vid osäkerhet, särskilt om filen innehåller personuppgifter.

Säker lagring

• Följ Region Skånes regler för hantering och lagring av personuppgifter.
• Personuppgifter får endast lagras tillfälligt på en säker lagringsyta, till exempel i väntan på överföring till journal.
• Radera filerna när de flyttats vidare.
• Kontakta Servicedesk om du behöver hjälp att lägga upp en säker lagringsplats i Utforskaren. 

Om du skickar fel fil till invånaren

Om du av misstag har skickat en felaktig fil till en invånare ska du följa rutiner för avvikelsehantering. Kontakta din närmaste chef för att få stöd.

Om den bifogade filen innehåller personuppgifter eller känsliga hälsouppgifter ska du också skyndsamt ta kontakt med din förvaltnings dataskyddssamordnare eller informationssäkerhetssamordnare för råd och stöd.

Om du skickat fel fil som innehåller personuppgifter

Kontakta verksamhetsstödet för digitala tjänster för att begära att en felaktigt skickad fil som innehåller personuppgifter ska raderas.

Registrera ärende till verksamhetsstödet digitala tjänster - Service Portal (ritz.skane.se)

Detta händer när du registrerat ett ärende:

1. Verksamhetsstödet skickar en begäran om radering till Ineras support.
2. Inera raderar bilagan och meddelar Verksamhetsstödet.
3. Du kontaktas för att bekräfta att filen är borttagen.
4. Ärendet avslutas.