Förbättringsledning
Förändring tjänar inget syfte om det inte leder till en förbättring – det är förbättring både medarbetare och verksamhet vill uppnå.
Systematiskt förbättringsarbete som hanteras på ett strukturerat sätt gynnar alla typer av problem omkring oss. Allt från mindre vardagsproblem till stora allvarliga situationer.
A3-metoden
Region Skåne har valt A3-metoden för systematiskt förbättringsarbete. Den består av sju steg och bygger på att skapa en gemensam referensram i din verksamhet genom att hitta lösningar tillsammans i syfte att lösa problem.
A3-metoden används oftast av ett team och bygger på att basera förbättringar genom att:
- beskriva hur problemet yttrar sig.
- förstå vad som bidrar mest till problemet.
- sätta in insatser som åtgärdar dessa bidragande faktorer.
- se till att problemet är åtgärdat och att förbättringen bibehålls över tid.
Beskrivningarna är generella för att täcka alla tänkbara situationer eftersom varje situation är unik. Det är inte detaljerna som är det viktigaste utan ambitionen - att vilja att förstå för att kunna åtgärda problemet.
Presentationsmallar för att introducera A3-metoden
Effekter av A3-metoden
- Ger en struktur att följa.
- Förbättrar förståelsen genom ett visuellt arbetssätt.
- Ger tydliga frågor att besvara.
- Skapar ett logiskt flöde framåt.
- Blir ett sätt att tänka tillsammans.
A3-metodens sju steg
-
Steg 1 - Förstå problemet
Förstå problemet
I det första steget i A3:an ligger fokus på problemet och att ringa in detta på bästa möjliga sätt.
Ringa in och isolera vad problemet är genom att beskriva hur det yttrar sig och vad det får för konsekvenser för dem som drabbas
Försök identifiera en ”mätbar egenskap”, det vill säga något att fånga som nuläge och att förbättra ifrån
Verktyg och mallar
-
Steg 2 - Förstå nuläget
Förstå nuläget
I det andra steget i A3:an ligger fokus på ert nuläge och hur ni gör idag, för att kunna se tänkbara orsaker.
- Beskriv nuläget.
- Beskriv dagens arbetssätt.
- Beskriv alla tänkbara orsaker.
Verktyg och mallar för att förstå nuläget
-
Steg 3 - Grundorsaker - förstå det bakomliggande
Grundorsaker - förstå det bakomliggande
I det tredje steget i A3:an ligger fokus på att analysera de tänkbara orsakerna och försöka identifiera grundorsaker (även kallat rotorsaker). Det vill säga källan till problemet och även att förstå vad som bidrar/påverkar mest:
Se till att ha alla tänkbara orsaker till problemet tillgängliga (alternativt hinder att nå ett mål).
Analysera tänkbara orsaker (eller hinder) utifrån underliggande orsaker och /eller bedöm vilken påverkan de har samt försök visa resultatet tydligt.
Verktyg och mallar för att förstå det bakomliggande
-
Steg 4 - Sätta mål för ett framtida läge
Sätta mål för ett framtida läge
I det fjärde steget i A3:an ligger fokus på att gå från nuläge till ett möjligt framtida läge, utifrån den mätbara egenskapen.
Här kan ingå att även med ord beskriva ”hur man vill att det ska fungera i ett framtida tillstånd”. I det fall som det gjorts förbättringar/förenklingar i en befintlig process (beskriven i Nuläge) är det lämpligt att beskriva den nya processen.
Definiera vad som ska förbättras och hur mycket genom att bestämma hur du och din verksamhet ska mäta ert framtida läge, i jämförelse med baslinjen.
Verktyg och mallar för att sätta mål för framtida läge
-
Steg 5 - Att göra
Att göra
I det femte steget i A3:an ligger fokus på att omsätta mål till aktiviteter och planlägga dessa genom att besvara följande frågor:
- Vad ska göras?
- Vem gör vad?
- När görs det?
- När ska det vara klart?
Verktyg och mallar för att göra
-
Steg 6 - Resultat och lärdomar
Resultat och lärdomar
I det sjätte steget i A3:an ligger fokus på att följa vad som gjorts och dra lärdomar av det via följande frågeställningar:
- Vilka förbättringar har genomförts?
- Vilka förbättringar har förkastats?
- Vilka förbättringar har inte genomförts?
- Vad blev effekten, det vill säga hur blir resultatet nu jämfört med hur det blev innan insatser gjordes (”baslinjen”)?
- Nåddes målet?
Verktyg och mallar för resultat och lärdomar
-
Steg 7 - Följa upp
Följa upp
I det sjunde steget i A3:an ligger fokus på att följa upp resultat och effekt över tid, för att säkerställa att förbättringen stannar kvar.
- Besluta hur effekten av förbättringarna (den mätbara egenskapen) ska följas upp och hur länge.
- Genomför uppföljning på det sätt som bestämts.
- Definiera hur du och verksamheten kan säkra det nya arbetssättets beständighet över tid.
Verktyg och mallar för att följa upp