Verksamhetschefen har det direkta ansvaret för såväl att tilldela som att kontrollera behörigheter. Principen är att den som har rätt att utdela behörigheter också har en skyldighet att kontrollera loggarna. Verksamhetschefen ska också informera sin personal om att:

• det endast är tillåtet att ta del av de patientuppgifter som är nödvändiga för att utföra arbetsuppgiften
• loggkontroll görs av personals åtkomst till patientuppgifter
• ta del av patientuppgifter utöver vad arbetet kräver innebär att man gör sig skyldig till dataintrång

I de fall då verksamhetschef/motsvarande chef väljer att delegera handläggningen av loggkontroll till annan personal ska delegeringen vara dokumenterad.

På samma sätt som för hantering av behörigheter finns ett strategiskt tänk att samla loggar om personals åtkomst till patientuppgifter till en central plats utanför det IT-stöd där åtkomsten faktiskt sker. I en förlängning innebär detta att all loggranskning kan genomföras på ett ställe istället för som idag i varje enskilt IT-stöd. 

I den centrala loggtjänsten loggas idag personals åtkomst till patientuppgifter i nationella IT-stöd såsom NPÖ m fl. 

Behörighetstilldelning för personal (verksamhetschefen och/eller delegerad personal) med uppdrag att loggranska i den centrala loggtjänsten sker med användande av medarbetaruppdrag i HSA.

Det är respektive verksamhetschef som ansvarar för att tilldela personal inom sitt verksamhetsområde/vårdenhet individuell behörighet för åtkomst till patientuppgifter i vårdens IT-stöd. Behörigheten ska baseras på vad som är nödvändigt för att personalen ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.

För att kunna nyttja behörigheten och ta del av patientuppgifter krävs dessutom att den anställde antingen:

• deltar i vården av patienten, eller
• av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvården

Det finns ett strategiskt tänk att tilldelning av behörigheter ska ske samlat på ett ställe istället för som idag där det görs i varje separat IT-stöd. Den centraliserade lagringen av behörigheter kommer att ske i HSA-katalogen där respektive verksamhetschef tilldelar sin personal behörighet genom så kallade medarbetaruppdrag.

Målsättningen är därmed att förhålla sig till och reglera behörighet för åtkomsten till information och inte till IT-stöd.

Ett medarbetaruppdrag beskriver behörigheten uttryckt i begreppen:

• Ändamål: till exempel vård och behandling (VoB), kvalitetssäkring, 
   kvalitetsregister och så vidare.
• Aktivitet: läsa, skriva, signera.
• Informationsresurstyp: diagnos, läkemedel, undersökningsresultat.
• Omfattning: beskriver omfattningen för åtkomst till patientuppgifter så som inom egen vårdenhet (VE), inom egen vårdgivare (VG) eller i sammanhållen journalföring (SJF)

Hur respektive medarbetaruppdrag kan användas för åtkomst till patientuppgifter beror också på personalens personliga egenskaper i HSA, såsom till exempel legitimerad yrkestitel, förskrivarkod och så vidare.

Medarbetaruppdrag läggs upp per vårdenhet och personal tilldelas uppdrag per vårdenhet. Personal kan dock ha flera uppdrag, exempelvis på olika vårdenheter, och måste då välja det uppdrag som motsvarar den vårdenhet som den anställde befinner sig på. Vid behörighetstilldelning till nationella IT-stöd för hälso- och sjukvård används medarbetaruppdrag generellt.

Införande och användning av medarbetaruppdrag i regionala IT-stöd sker successivt.

I detta avsnitt beskrivs de typer av medarbetaruppdrag som idag används inom Region Skåne och vilken behörighet dessa ger avseende åtkomst till patientuppgifter.

Många privata vårdgivare saknar möjlighet att själva uppdatera Skånekatalogen. För dem ansvarar Enhet för uppdragsstyrning av hälso- och sjukvård respektive Enhet för tandvård för uppdateringen.

Enhet för uppdragsstyrning av hälso- och sjukvård respektive Enhet för tandvård svarar då även för att verksamhetschefen regelbundet får förteckning över personerna i vårdenhetens medarbetaruppdrag, så att denne kan säkerställa att medarbetaruppdraget bara innehåller relevanta personer.

Verksamhetschefen beställer skriftligen registrering i Skånekatalogen av de personer som ska ingå i medarbetaruppdraget. Beställningen ska innehålla namn på medarbetaruppdraget samt namn och RSid på personerna och skickas till Enhet för uppdragsstyrning av hälso-och sjukvård respektive Enhet för tandvård eller av dem utsedd mottagare.

Behov av nytt medarbetaruppdrag på privat vårdenhet ska framföras till berörd chef på Enhet för uppdragsstyrning av hälso- och sjukvård respektive Enhet för tandvård som beställer detta hos Skånekatalogens systemförvaltning.

Exempel på de steg som krävs för att ge personal behörighet via medarbetaruppdrag i HSA för åtkomst till den sammanhållna journalföringen/Nationell Patientöversikt.