Utlämnande av patientdata (Samråd KVB)

Om man har för avsikt att använda sig av patientdata från till exempel journalsystem, administrativa system eller kvalitetsregister som Region Skåne är centralt personuppgiftsansvarig för vid till exempel forskning eller om man önskar rapportera till ett kvalitetsregister så måste man först vända sig till Samråd KVB för att erhålla ett beslut. 

I Region Skåne är Regionstyrelsen centralt personuppgiftsansvarig (CPUA) för all behandling av personuppgifter. Regionstyrelsen har delegerat till biträdande hälso- och sjukvårdsdirektör att efter samråd med medicinsk, administrativ, informationssäkerhets- och juridisk kompetens fatta beslut i dessa frågor. En samrådsgrupp med representanter från dessa områden bildades i april 2011.

Bakgrunden till detta tillvägagångssätt är bland annat att patienter och medborgare ska kunna känna en tillit och ett förtroende för att informationen är skyddad för obehöriga och att informationen hanteras på ett korrekt sätt. Besluten som fattas innebär ingen ekonomisk prövning eller några åtaganden, det ansvaret ligger hos sökanden. 

Enligt den delegationsordning som togs fram i januari 2015 måste man ansöka till Samråd KVB för att erhålla ett beslut när man vill:

  • använda sig av personuppgifter ur Region Skånes informationssystem och pappersjournaler för hälso- och sjukvård vid forskningsändamål.
  • använda sig av personuppgifter från ett regionalt eller nationellt kvalitetsregister med Region Skåne som CPUA vid forskningsändamål.
  • inrätta ett regionalt eller nationellt kvalitetsregister med Region Skåne som CPUA.
  • rapportera till ett regionalt eller nationellt kvalitetsregister.

  • Ansökningsblanketter

    Önskvärt är att ansökan skickas direkt via e-post, Contact, så vi kan ge ett beslut i samma blankett där alla uppgifter finns samlade. När ansökan inkommit läses data över i ny blankett. Ni erhåller kopia på blanketten samt ärendenummer i ett returmejl. 

    För att ladda ner blankett, vänligen högerklicka på länken och välj "Spara mål som" och spara blanketten på lämplig plats på din dator. Det går även bra att kontakta Contact för att erhålla en blankett via mail istället. Vi beklagar besväret. 

    Notera att ansökan måste ha inkommit senast fyra arbetsdagar innan dagen för mötet.

    • Mötesdatum

      Mötestider hösten 2017:

      29 augusti, kl. 09:00-12:00

      3 oktober, kl. 13:00-16:00

      1 november, kl. 09:00-12:00

      29 november, kl. 09:00-12:00

      21 december, kl. 13:00-16:00

      Under sommar- eller vinteruppehåll hanteras ansökningarna löpande i möjligaste mån.

    • Hur går ansökningsprocessen till?

      Inom ett par dagar efter att ansökan skickats in till funktionsbrevlådan 
      Contact erhåller den sökande ett bekräftelsemail med ett ärendenummer och information om när ärendet kommer att tas upp. När ärendet tagits upp på ett av Samråd KVB:s möten skickas ett beslut till den sökande. I det fall beslut tagits om att utlämnande av data kan ske anges även information om vem sökanden ska kontakta för att få utlämnat datan. 

  • Mer information om register och vårddatabaser

    Under flikarna Kvalitetsregister och Vårddatabaser hittar du tips på vad som är bra att veta innan man skickar iväg ansökan om utlämnande av patientdata. 

    • Kvalitetsregister

      Region Skåne är, via regionstyrelsen, centralt personuppgiftsansvarig (CPUA) för cirka 20 nationella kvalitetsregister

      Kvalitetsregister med Region Skåne som CPUA (pdf)

      Checklista för utlämnande av data från kvalitetsregister

      • Kontakta registerhållaren för att kontrollera att det aktuella registret innehåller relevant data för projektets frågeställning. Hör också med registerhållaren om rutinerna för datautlämning.
      • Ansök om tillstånd hos den regionala etikprövningsnämnden om projektet avser forskning. 
      • Om Region Skåne är CPUA för registret ansöker du med blankett under Ansökningsblanketter. I annat fall ansöker du om utlämnande av data med den blankett som registret via registerhållare eller CPUA tillhandahåller. 
      • Invänta beslut om utlämnande och information om hur utlämnandet konkret kommer att gå till.

      För ett fortsättningsprojekt som kräver nya data ska en ny ansökan ske hos etisk prövningsnämnd och ett nytt beslut om utlämnande fattas.

      Samkörning med flera register

      Genom att flertalet kvalitetsregister, befolkningsregister och hälsodataregister baseras på personuppgifter finns möjligheter, om forskningsetiska förutsättningar är uppfyllda, att samköra data. Begäran om utlämnande måste dock ske till samtliga registerförande myndigheter som var och en genomför en egen sekretessprövning. Socialstyrelsens registerservice kan hjälpa till med samkörning.

      Socialstyrelsens registerservice

      Inrättande av nytt kvalitetsregister eller rapportering till ett befintligt kvalitetsregister 

      För att inrätta nationella eller regionala kvalitetsregister måste en formell ansökan från registerhållare/kontaktperson inlämnas/mejlas. Mer information om detta och ansökningsblankett hittar du på sidan Kvalitetsregister.

       

    • Vårddatabaser

      Exempel på vårddatabaser är RSVD (Region Skånes vårddatabaser) och PASiS (Patientadministrativt system i Skåne).

      Checklista för utlämnande av data från vårddatabaser.

      • Kontakta gärna tjänsteförvaltaren eller motsvarande för att kontrollera det går att tillhandahålla relevant data för projektets frågeställning. Fråga gärna också om rutinerna för datautlämning.
      • Ansök om tillstånd hos den regionala etikprövningsnämnden om projektet avser forskning. 
      • Insänd blankett till Samråd KVB, blanketter finns under fliken Ansökningsblanketter. Invänta beslut om utlämnande och information om hur utlämnandet konkret kommer att gå till.
      • Samråd KVB återkommer med beslut till sökanden. 
      • För ett fortsättningsprojekt som kräver nya data ska en ny ansökan ske hos etisk prövningsnämnd och ett nytt beslut om utlämnande fattas.

      Mer information

      Data i RSVD  - Region Skånes Vårddatabaser (pdf)

  • Behandling av personuppgifter

    Vad gäller både forsknings- och kvalitetsstudier så finns det särskilda anvisningar avseende personuppgiftsbehandling med utgångspunkt från PuL och Datainspektionens allmänna råd och föreskrifter till PuL.

    Personuppgiftsbehandling i forsknings- och kvalitetsstudier
    inom hälso- och sjukvård (pdf)

    Mer information om hantering av personuppgifter hittar du på sidan med instruktioner för informationssäkerhet.

    Instruktioner för informationssäkerhet

Tack för att du kontaktar oss, vi har tagit emot dina synpunkter