Frågor och svar kring språktolk

Svar på de vanligast frågorna kring bokning och användande av språktolk.

Bokningar

  • Du kan boka både planerade och akuta uppdrag. Det enklaste är att registrera bokningen direkt på Digitaltolk.se, eller i appen.

    Ange språk, datum, starttid och sluttid samt vilken typ av tolkning du har behov av, det vill säga plats- eller distanstolkning. Tryck därefter boka. Kundtjänst tar även emot bokningar på telefon, 010-199 45 00. En videotjänst tillkommer senare. Observera att inga personuppgifter på patient får förekomma.

  • Så fort du har genomfört en bokning får du upp en bokningsbekräftelse med bokningsnummer. Bocka i rutan Skapa en till bokning och tryck OK. Då hamnar du direkt på bokningssidan igen och kan fylla i uppgifterna för den nya bokningen.

  • Bekräftelser skickas till funktionsbrevlådan samt till den eller de mejladresser som angivits vid bokningstillfället. DigitalTolk bekräftar även direkt i bokningssystemet och/eller appen.

    Ta för vana att alltid hämta den aktuella informationen direkt från webbplatsen eller appen. Du hittar informationen under fliken Mina bokningar. Sök bokningen, klicka på Hantera och Detaljer.

    Följande bekräftelser skickas ut:

    1. Bokningen är mottagen
    2. Uppdraget är tillsatt
    3. Tolkningen är avslutad.

    När en tolk byts ut, finns alltid aktuell information tillgänglig på webben och i appen.

  • Skriv in de mejladresser som du vill ska få bekräftelser. Detta gör du direkt i bekräftelseformuläret i rutan för e-post.

  • Du kan alltid ta del av all information gällande bokningen direkt på webben eller appen. Det är enkelt att följa status eller inhämta information om uppdraget. Detta gör du under Mina bokningar. Gå till bokning, klicka på Hantera och Detaljer

  • Du använder akutbokningen när du behöver boka in en tolk så snabbt som möjligt, det vill säga inom 5 minuter.

    Under fliken “Akutbokning” anger du språk samt hur länge du behöver tolken och trycker boka. Det finns möjlighet att välja kvinnlig eller manlig tolk, tänk på att tillsättningen ökar om du godkänner alla val.

    Så snart uppdraget är accepterat kan samtalet komma igång. Om du mot förmodan får information om att uppdraget inte kan tillsättas, ska du genast ringa kundtjänst på 010-199 45 00.

  • Gå in på fliken - Mina bokningar och välj Aktuella bokningar - sök därefter den bokning du vill avboka. Ställ musen över Hantera-knappen längst till höger och klicka på Avboka. Välj sedan om du vill få bekräftelse på avbokningen via mejl eller inte.

  • Samtliga bokningar finns under fliken Mina bokningar. Söker du en pågående bokning eller en bokning fram i tiden väljer du Aktuella bokningar och söker du en bokning som är genomförd väljer du Tidigare bokningar.

  • Under fliken Mina bokningar finns kategorin Aktuella uppdrag. Där listas alla pågående och kommande bokningar.

    Varje bokning specificeras med

    • datum
    • bokningsnummer
    • bokningens varaktighet
    • språk
    • vilken typ av tolkning som avses
    • aktuell status på uppdraget

    På knappen Hantera längst till höger finns ett antal valmöjligheter. Här kan du redigera en bokning, avboka eller ta fram detaljer kring uppdraget. Under detaljer finns även tolkens kontaktuppgifter. Här finns även funktionen Gör liknande bokningar där du kan duplicera bokningen och använda den som en mall för framtida bokningar.

  • Under fliken Mina bokningar finns kategorin Aktuella uppdrag.

    Sök bokningen och ställ musen över knappen Hantera längst till höger. Klicka på Detaljer. Där finns all information om bokningen samt tolkens kontaktuppgifter.

  • Under fliken Mina bokningar finns kategorin Aktuella uppdrag.

    1. Välj den bokning som du önskar upprepa och ställ musen över knappen Hantera längst till höger.
    2. Klicka på Gör liknande bokning. Då får du upp all den information som bokningen innehåller.
    3. Bocka ur de uppgifter som ska ändras, oftast datum och tid, och tryck Gör liknande bokning.
    4. Fyll därefter i de uppgifter som saknas och tryck boka.

    På så sätt kan du boka återkommande besök på ett smidigt sätt, även i de fall du önskar boka samma tolk.

  •  Ja, det kan du. Vad du kan redigera beror på om uppdraget är tillsatt eller inte.

    Sök bokningen och ställ musen över Hantera längst till höger och klicka på redigera. Redigera därefter de uppgifter du önskar ändra. Du kan inte ändra språk, tid och varaktighet i de fall uppdraget är tillsatt. Då får du istället avboka uppdraget och därefter göra en ny bokning.

  • Under fliken Mina bokningar finns kategorin Tidigare uppdrag. Där listas alla genomförda bokningar.

    Varje bokning specificeras med:

    • datum
    • bokningsnummer
    • bokningens varaktighet
    • språk
    • vilken typ av tolkning som avses
    • aktuell status på uppdraget

    På knappen Hantera längst till höger finns ett antal valmöjlighet. Här kan du ta fram detaljer kring uppdraget, redigera tolkningstid, återkoppla feedback, såväl positiv som negativ samt göra liknande bokning.

  • Varje kategori, det vill säga Planerade eller Tidigare bokningar har en filtreringsfunktion.

    Klicka på Visa filter och välj hur du vill filtrera bokningarna. Du kan filtrera på:

    • datum
    • bokningsnummer
    • språk
    • tolkningstyp

    Alla har ett gemensamt konto, men det går även att ha ett personligt konto som är kopplat till det gemensamma. På Visa filter kan du alltså välja om du vill se allas bokningar eller om du vill se dina egna eller någon annan persons enskilda bokningar. På så sätt är det enkelt att ta fram både dina egna bokningar om du har eget konto eller i det fall du ska avboka en kollegas bokningar om hen är sjuk. Klicka på Filtrera när du valt sökningssätt eller klicka på Rensa om du vill rensa sökningen.

  • Bokning (huvudkategori)
    Hur gör jag för att komma igång Innan du kan börja boka tolktjänster måste din enhet ha ett kundnummer.
    Varje mottagning, vårdavdelning eller motsvarande behöver ha en funktionsbrevlåda kopplad till enhetens/avdelningens HSAid, med korrekt fysisk adress så att tolken hittar rätt.
    Ett nytt kundnummer ska ha skickats till er via funktionsbrevlådan. Om ni inte fått kundnummer – kontakta DigitalTolk. Beställningsbekräftelser vid tolkbokning kommer per automatik till denna funktionsbrevlåda. Detta är viktigt för att följa bestämmelserna om att de ska lagras.
    Beställningsbekräftelsen kommer samtidigt till övriga e-postadresser som anges vid beställningen.
    Kundnummer/inloggning kan användas av samtliga berörda medarbetare på enheten.
    Hur bokar jag Du kan boka både planerade och akuta uppdrag. Det enklaste är att registrera bokningen direkt på Digitaltolk.se, eller i appen. Ange språk, datum, starttid och sluttid samt vilken typ av tolkning du har behov av, det vill säga plats- eller distanstolkning. Tryck därefter boka. Kundtjänst tar även emot bokningar på telefon, 010-199 45 00. En videotjänst tillkommer senare. Observera att inga personuppgifter på patient får förekomma.
    2020-06-25
    Hur kan jag boka fler bokningar efter varandra?
    Så fort du har genomfört en bokning får du upp en bokningsbekräftelse med bokningsnummer. Bocka i rutan “Skapa en till bokning” och tryck ok. Då hamnar du direkt på bokningssidan igen och kan fylla i uppgifterna för den nya bokningen.
    Hur och när får jag bekräftelser?
    Bekräftelser skickas till funktionsbrevlådan samt till den eller de mejladresser som angivits vid bokningstillfället. DigitalTolk bekräftar även direkt i bokningssystemet och/eller appen. Ta för vana att alltid hämta den aktuella informationen direkt från hemsidan eller appen. Du hittar informationen under fliken ”Mina bokningar”. Sök bokningen, klicka på ”Hantera” och ”Detaljer”. Följande bekräftelser skickas ut: 1. Bokningen är mottagen. 2. Uppdraget är tillsatt. 3. Tolkningen är avslutad. Vid det fall en tolk byts, finns alltid aktuell information tillgänglig på webben/appen.
    Hur skickar jag bekräftelser till fler personer samtidigt? Skriv in de mejladresser som du vill ska få bekräftelser. Detta gör du direkt i bekräftelseformuläret i rutan för E-post. Kan jag ta del av bekräftad information på annat sätt? Du kan alltid ta del av all information gällande bokningen direkt på webben eller appen. Det är enkelt att följa status eller inhämta information om uppdraget. Detta gör du under “Mina bokningar”. Gå till bokning, klicka på “Hantera” och “Detaljer”. När använder jag akutbokningen och hur fungerar den? Du använder akutbokningen när du behöver boka in en tolk så snabbt som möjligt, det vill säga inom 5 minuter. Under fliken “Akutbokning” anger du språk samt hur länge du behöver tolken och trycker boka. Det finns möjlighet att välja kvinnlig eller manlig tolk, tänk på att tillsättningen ökar om du godkänner alla val. Så snart uppdraget är accepterat kan samtalet komma igång. Om du mot förmodan får information om att uppdraget inte kan tillsättas, ska du genast ringa kundtjänst på 010-199 45 00.
    Hur avbokar jag? Gå in på fliken - Mina bokningar och välj “Aktuella bokningar” - sök därefter den bokning du vill avboka. Ställ musen över Hantera-knappen längst till höger och klicka på Avboka. Välj sedan om du vill få bekräftelse på avbokningen via mejl eller inte.
    2020-06-25
    Vilka är avbokningsreglerna? För mer information kring avbokningsregler, se webbsidan språktolk på vårdgivare skåne.
    Var hittar jag mina bokningar? Samtliga bokningar finns under fliken “Mina bokningar”. Söker du en pågående bokning eller en bokning fram i tiden väljer du “Aktuella bokningar” och söker du en bokning som är genomförd väljer du “Tidigare bokningar”.
    Var och hur hanterar jag mina pågående och planerade bokningar? Under fliken “Mina bokningar” finns kategorin “Aktuella uppdrag”. Där listas alla pågående och kommande bokningar. Varje bokning specificeras med datum, bokningsnummer, bokningens varaktighet, språk, vilken typ av tolkning som avses samt aktuell status på uppdraget. På knappen “Hantera” längst till höger finns ett antal valmöjligheter. Här kan du redigera en bokning, avboka eller ta fram detaljer kring uppdraget. Under detaljer finns även tolkens kontaktuppgifter. Här finns även funktionen - Gör liknande bokningar - där du kan duplicera bokningen och använda den som en mall för framtida bokningar.
    Hur tar jag del av tolkens kontaktuppgifter? Under fliken “Mina bokningar” finns kategorin “Aktuella uppdrag”. Sök bokningen och ställ musen över knappen “Hantera” längst till höger. Klicka på - “Detaljer”. Där finns all information om bokningen samt tolkens kontaktuppgifter.
    Hur kan jag boka återkommande bokningar smartare? Under fliken “Mina bokningar” finns kategorin “Aktuella uppdrag”. Välj den bokning som du önskar upprepa och ställ musen över knappen “Hantera” längst till höger. Klicka på - Gör liknande bokning. Då får du upp all den information som bokningen innehåller. Bocka ur de uppgifter som ska ändras, oftast datum och tid, och tryck “Gör liknande bokning”. Fyll därefter i de uppgifter som saknas och tryck boka. På så sätt kan du boka återkommande besök på ett smidigt sätt, även i de fall du önskar boka samma tolk.
    Kan jag redigera i en redan gjord bokning? Ja, det kan du. Vad, beror på om uppdraget är tillsatt eller inte. Sök bokningen och ställ musen över “Hantera” längst till höger och klicka på redigera. Redigera därefter de uppgifter du önskar ändra. Självklart kan du inte ändra språk, tid och varaktighet i de fall uppdraget är tillsatt. Då får du istället avboka uppdraget och därefter göra en ny bokning.
    Var och hur hanterar jag mina tidigare bokningar? Under fliken “Mina bokningar” finns kategorin “Tidigare uppdrag”. Där listas alla genomförda bokningar. Varje bokning specificeras med datum, bokningsnummer, bokningens varaktighet, språk, vilken typ av tolkning som avses samt aktuell status på uppdraget. På knappen “Hantera” längst till höger finns ett antal valmöjlighet. Här kan du ta fram detaljer kring uppdraget, redigera tolkningstid, återkoppla feedback, såväl positiv som negativ samt göra liknande bokning.
    2020-06-25
    Hur kan jag filtrera och söka fram bokningar Varje kategori, det vill säga Planerade eller Tidigare bokningar har en filtreringsfunktion. Klicka på ”Visa filter och välj hur du vill filtrera bokningarna. Du kan filtrera på datum, bokningsnummer, språk eller tolkningstyp. Alla har ett gemensamt konto, men det går även att ha ett personligt konto som är kopplat till det gemensamma. På ”Visa filter” kan du alltså välja om du vill se allas bokningar eller om du vill se dina egna eller någon annan persons enskilda bokningar. På så sätt är det enkelt att ta fram både dina egna bokningar om du har eget konto eller i det fall du ska avboka en kollegas bokningar om hen är sjuk. Klicka på ”Filtrera” när du valt sökningssätt eller klicka på ”Rensa” om du vill rensa sökningen.

Återkoppling

  • När rapporterar jag en avvikelse?

    Så fort du av någon anledning upplever att tolksamtalet inte lever upp till de förväntningar du har är det viktigt att dela den informationen med DigitalTolk.

    Det kan exempelvis vara tillfällen där tolken inte talar i jag-form, inte presenterar sig enligt God Tolksed, är försenad till besöket, är partisk eller befinner sig i stökig miljö med mera.

    Avvikelser ska inte rapporteras i Avic om det rör tjänsten men i övrigt, exempelvis vid risk för vårdskada används Avic enligt instruktion. 

    Hur rapporterar jag en avvikelse?

    Du kan rapportera en avvikelse direkt efter avslutad tolkning eller i efterhand. Antingen på bokningssidan, i appen eller via det mejl du får i samband med att tolkningen avslutats.

    För att rapportera avvikelsen på bokningssidan väljer du bokningen, antingen under fliken Tidigare bokningar eller under Att göra. Ställ musen över knappen Hantera och klicka på Feedback. Rapporten tar max 10-20 sekunder.

    Det finns ett stjärnsystem där du som beställare bedömer tolkens insats mellan 1-5 stjärnor. Vid det fall du vill rapportera en avvikelse, klickar du i 1-2 stjärnor samt väljer något/några av de redan förifyllda alternativen. Du kan även skriva valfri text i fritextrutan. I samband med rapporteringen finns det möjlighet att blockera tolken för framtida uppdrag.

    Vad händer när jag har rapporterat en avvikelse?

    Så fort en avvikelse är rapporterad rödmarkeras bokningen i DigitalTolks system och registreras automatiskt i det som kallas Feedback-manager. Det är ett verktyg för att DigitalTolk tydligt ska se alla avvikelser, enkelt arbeta med dem och framförallt återkoppla status, det vill säga på vilket sätt saken har åtgärdats. Alla avvikelser analyseras och hanteras personligt.

    För DigitalTolk är det viktigt att utreda vad som hänt, för att minimera att det händer igen. Vid det fall DigitalTolk har frågor till dig gällande avvikelsen får du ett mejl samt kan alltid se pågående ärenden under fliken Att göra och Ärenden att hantera.

    Hur får jag återkoppling på rapporterad avvikelse?

    Återkopplingsrapporten, det vill säga vad analysen resulterat i och vilka åtgärder som vidtagits finns alltid att hämta i den specifika bokningen. Sök bokningen, ställ musen över knappen Hantera och klicka på Detaljer. Rapporten finner du längst ner.

    Hur och vad hanterar jag under Att göra-fliken?

    Under fliken Att göra ser du dina närmast kommande bokningar samt avslutade uppdrag där du har möjlighet att återkoppla feedback, det vill säga bedöma tolkens genomförande. Här kan du även hantera eventuella meddelanden samt se eventuella nyheter.

  • Akutbokningar

    Om du mot förmodan får ett meddelande om att uppdraget inte kan tillsättas ska du omedelbart ringa till kundtjänst på 010-199 45 00, oavsett tid på dygnet.

    Platstolkning

    Det kan hända att uppdraget är svårare att tillsätta beroende på tid för uppdraget samt vilket språk som är inbokat. Om det inte finns en tillgänglig platstolk tillsätts uppdraget med en telefontolk, enligt
    Region Skånes riktlinjer. I det fall vårdmötet absolut kräver platstolkning får vårdmötet bokas om ifall en platstolk inte är tillgänglig vid tidpunkten för uppdraget.

  • Under fliken Att göra ser du dina närmast kommande bokningar samt avslutade uppdrag där du har möjlighet att återkoppla feedback, det vill säga bedöma tolkens genomförande. Här kan du även hantera eventuella meddelanden samt se eventuella nyheter.

  • Om en tolk inte svarar i telefonen ska du genast ringa till kundtjänst, 010-199 45 00. Då säkerställer DigitalTolk att du har rätt uppgifter samt att du vid de fall uppgifterna stämmer och tolken inte svarar omgående får tillgång till en annan tolk.

    Detta innebär att du kan vara igång med samtalet inom ett par minuter igen.

  • Om en tolk inte kommer till besöket ska du omedelbart ringa DigitalTolks kundtjänst, 010-199 45 00 så att man kan eftersöka tolken, alternativt söka annan tolk som är tillgänglig och i närheten.

  • Upplever du att tolken inte har den kompetens som krävs för uppdraget, eller att det inte finns förutsättningar för ett lyckat tolksamtal, oavsett anledning, ska du genast ringa kundtjänst, på 010-199 45 00, som kan tillsätta en ny tolk för uppdraget.

Tjänster

  • Så fort en bokning är skapad tar systemet automatiskt fram en prioriteringslista över de tolkar som matchar uppdraget bäst. Systemet tar alltid hänsyn till:

    • kompetensnivå
    • erfarenhet
    • preferenser
    • rapporterad feedback

    Tolkar som återkommande får positiv feedback från en viss kategori hamnar helt enkelt högre upp i listan. Detta betyder att du som beställare hjälper till att optimera tjänsten genom att återkoppla feedback även när du är nöjd.

  • Du väljer kompetens under fliken Bokning och Fler val. Om du endast vill ha en specifik kompetensnivå är det viktigt att du bockar ur de kompetenser som inte ska få del av uppdraget. Kom ihåg att DigitalTolk alltid skickar ut uppdraget enligt kompetensnivå, vilket gör att de högsta nivåerna automatiskt får förfrågningarna först. Ju fler valmöjligheter som ges ju större chans är det att uppdraget tillsätts.

    Vilka olika tolkkompetenser finns?

    Det finns tolkar inom alla nivåer. Den lägsta nivån, registrerad tolk, har minst gått introduktionskursen i tolkning, samt genomfört både språktester och rollspel.

    • Registrerad tolk
    • Grundutbildad tolk
    • Utbildad tolk
    • Auktoriserad tolk
    • Sjukvårdstolk
    • Rättstolk

    Observera att det är Kammarkollegiet som auktoriserar tolkarna och att auktorisation endast i erbjuds i utvalda språk. I en del språk går det alltså inte att verifiera språkkunskaperna. Oavsett kompetensnivå är det DigitalTolk som förmedling som säkerställer att du får en kvalitativ tolk.

    Kan jag välja specifikt kön?

    Du kan välja kön under fliken Bokning - Fler val. Vill du endast att en kvinnlig tolk ska få uppdraget, bockar du ur manlig. Då skickas bokningen endast till kvinnliga tolkar. Vill du ha manlig tolk, bockar du ur kvinnlig.

  • Ja, men det kommer i en senare fas. Då kommer det att finnas möjlighet till säker videotolkning.

  • En telefontolk är en typ av distanstolkning där tolken är med via telefon. Tänk på att det är du som beställare som ringer upp tolken.

  • En platstolk är när tolken är fysiskt på plats under ett tolksamtal tillsammans med patient och vårdgivare.

  • DigitalTolk erbjuder över 200 språk. Språklistan hittar du under fliken Bokning – Välj språk.

Profil

  • Under Profil hittar du dina användaruppgifter och hantera/ändra lösenord. Här kan du även blockera och avblockera tolkar samt ta ut statistik och se feedback. För att ta fram statistik, klicka på statistik.

  • Kundnummer är det personliga nummer som du har hos DigitalTolk. Det är unikt och kopplat till din enhet/avdelning. Att ange kundnummer är en viktig del för att faktureringen ska bli korrekt.

  • Ja, du kan ha ett eget konto som är kopplat till det gemensamma kontot. Då loggar du in med dina egna inloggningsuppgifter.

    För den som har eget konto är det enkelt att filtrera fram sina egna bokningar samt även välja att se allas eller andra personers bokningar, om det är fler på en enhet som har enskilda konton. Detta betyder att det är enkelt att även ta fram en bokning och avboka den om en kollega är sjuk.

  • När du behöver meddela någon något, men där du som beställare inte behöver prata eller ha kontakt med tolken, då kan du välja att använda Meddelandeservice istället för att boka en tolk.

    Du fyller enkelt i formuläret. Välj på vilket språk meddelande ska förmedlas, skriv in vad som ska förmedlas samt när det ska förmedlas. Viktigt att ange kontaktuppgifter till den person som ska motta meddelandet.

  • Du ska alltid ge feedback efter ett tolksamtal via webbplatsen, appen eller e-post som skickas ut efter avslutat uppdrag. Du fyller i betyg av antal stjärnor på bokningssidan, klicka på Feedback-knappen
    och klicka sedan på Lämna Betyg. Om du ångrar dig, klicka på knappen Avbryt.

    Vid lägre betyg än tre stjärnor (avvikelse) finns det möjlighet att fylla i en blankett samt ett alternativ att blockera tolk för dina framtida uppdrag. Tolkar som har fått högt betyg och kommer högre upp i prioriteringen vid uppdrag.

    Varför är det viktigt att lämna feedback?

    Alla avvikelser analyseras samt hanteras personligt. Vid det fall du är nöjd med tolken, uppmuntrar DigitalTolk dig att återkoppla detta. Tolkar som får högt betyg, meddelas direkt och får en notis. Detta registreras även på tolkens profil. Feedback hjälper DigitalTolk att prioritera de tolkar som gör ett bra arbete, samt att systemet känner av och rangordnar efter betyg.

Fick du hjälp av informationen på sidan?

Tack för din hjälp att förbättra webbplatsen, dina synpunkter har skickats till webbredaktionen.