Boka och avboka

Information om bokning och avbokning av språktolk.

Så fort din bokning är registrerad skickas uppdraget ut till de tolkar som matchar uppdraget bäst. Systemet tar automatiskt hänsyn till en rad faktorer, såsom tolkens kompetensnivå, erfarenhet av tolkningsområde, betyg, närhetsprincip och så vidare. Det innebär att bokningar som görs alltid skickas ut enligt prioriteringsordning.

Bokningar görs via Digitaltolks webbplats eller app. 

Att tänka på vid bokningar

  • Det är endast i de fall tolkningen verkligen kräver ett specifikt val som detta behöver göras.

    Om du som beställare har specifika önskemål, får du direkt i bokningsflödet även möjlighet att informera DigitalTolk om hur de ska hantera bokningen om de inte kan tillsätta utifrån dina önskemål. Till exempel kan du alltid ange att en manlig tolk godkänns om kvinnlig tolk inte finns att tillsätta och vice versa. I det fall uppdraget kräver enbart kvinnlig tolk och du bockat i detta, kommer systemet att hantera det så.

    Observera att DigitalTolk alltid följer de val du har gjort och ändrar aldrig bokningar per automatik.

  • Det finns möjlighet att lämna information till tolken direkt i bokningen. Observera att det endast är tolken som ser informationen. Informationen kan exempelvis handla om plats eller att det handlar om barn eller annat som kan vara bra för tolken att känna till. Observera att inga personuppgifter på patienten får förekomma i informationen.

    Specifik information som DigitalTolk behöver ta del av, behöver kommuniceras direkt till kundtjänst, antingen via e-post eller chatt. Vid platstolkningar finns även möjlighet att lämna specifika instruktioner till tolken, exempelvis förtydligande kring var tolken ska befinna sig, till exempel väntrum B och så vidare. Här finns även möjlighet att ändra eventuell adress, vid hembesök eller annan vårdinstans. 

  • Bekräftelser ska lagras i funktionsbrevlådan i två år enligt Region Skånes regelverk för arkiv-och informationshantering.  

    Följande bekräftelser skickas alltid ut:

    • Bokningen är mottagen.
    • Uppdraget är tillsatt.
    • Tolken är ändrad/utbytt. Bekräftelsen skickas ut klockan 05.00 på morgonen före tolkningstillfället.
    • Tolkningen är avslutad. Mejlet innehåller slutlig verifikation på att tolkningen är utförd. I detta mejl finns även möjlighet att återkoppla feedback samt korrigera tolkningstid, om rapporterad tid ej stämmer. 

    Som beställare  kan du välja om du vill ha bekräftelsen till fler epost-adresser. Kontakta alltid kundtjänst direkt om en bokning ej tillsätts. Detta gäller oavsett tid på dygnet.

    Du hittar även aktuell information på bokningssidan, och det finns möjlighet att skriva ut informationen som finns där. 

  • Bekräftelser ska lagras i funktionsbrevlådan i två (2) år enligt Region Skånes regelverk för arkiv-och informationshantering. 

  • DigitalTolk använder sig av digitala rekvisitioner. Det innebär att systemet automatiskt tar fram underlaget.

    I de fall som tolkningstiden överstiger bokad tid går tolken in och rapportera övertiden. Detta sammanställs och skickas till angiven beställare för verifikation. Endast i de fall beställaren anser att rapporterad övertid ej är korrekt behöver beställaren återkoppla att tolkningstiden behöver korrigeras. Detta går att göra direkt i beställningssystemet eller via verifikationsmejlet.

  • Efter  avslutad tolkning ska utvärdering alltid ske. I bokningssystemet, under Åtgärder, finns en feedback-knapp där du kan välja att betygsätta mellan 1-5.

    Om det förekommer felaktigheter vid tolkning ska avvikelse göras genom att ange 1 eller 2 samt beskrivning av vad som hänt. Vid mycket väl utförd tjänst anges 4-5, och även här kan med fördel kommentar skrivas i. Denna återkoppling är viktig som kvalitetssäkring och bidrar till ständig förbättring. Bedömningen ligger också till grund för kvittering att tjänsten är utförd.

  • Tolken är ett verktyg i samtalet och tolkar enbart och uteslutande det som sägs i rummet.

    Generella förhållningsregler för tolken

    • Tolken bör placeras så att hen hör och ser de personer som han/hon ska tolka för.
    • Om tolken vill simultantolka måste ni komma överens om det innan samtalet.
    • Tolken får inte själv förklara saker utan att först ta upp det med brukaren.
    • Tolken får inte prata själv, varken med patient eller anhöriga.
    • Tolken får inte svara i telefon eller sms under uppdraget.
    • Tolken ska självfallet följa God Tolksed.

    Fördelar med telefontolkning

    • Urvalet av lämpliga tolkar är större och en jämnare tolkkvalitet kan säkras, inte minst vid frekventa språk.
    • Jävsituationer med klienten kan lättare undvikas.
    • Indirekt påverkan från tolken i själva tolkningssituationen kan minimeras då det bara är tolkanvändaren och klienten i rummet.
    • Vid akuta situationer kan en tolk snabbare vara tillgänglig - normalt inom bara ett par minuter.
    • Lägre kostnad.
    • Telefontolkning är en mer miljöanpassad tolkningsform - onödiga resor undviks med minskade koldioxidutsläpp som följd.

Avbokningar

  • Beställaren har rätt att avboka tolk helt kostnadsfritt om avbokning sker senast 18 timmar innan tolkningstillfället. Avbokning ska då ske skriftligt till DigitalTolk via e-post eller via bokningssystem.

    Om bokning sker per e-post ska Digitaltolk registrera avbokningen i bokningssystemet.

    Sen avbokning

    Om ett kontakttolksuppdrag avbokas senare än 18 timmar före tolkningstillfället kan du som beställare istället anvisa tolken ett likvärdigt ersättningsuppdrag. Om likvärdigt uppdrag anvisas för samma tidpunkt ska debitering endast ske av ersättningsuppdraget.

    Om avbokning sker senare än 18 timmar före tolkningstillfället och inget ersättningsuppdrag anvisas kan ersättning för uppdraget debiteras. Reseersättning och övriga kostnader förknippade med tolkuppdraget får inte debiteras om avbokningen sker mer än två timmar innan uppdragets början. 

    Avbokning senare än två timmar i förväg

    Sker avbokning inom två timmar före uppdragets början kan även resekostnader för tolk som redan är betalda och som inte är möjliga att avboka debiteras. Eventuella kostnader ska styrkas skriftligen av leverantören.

    Avbokning av kontakttolk gäller från den tidpunkt beställaren lämnar meddelande om avbokning. Vid avbokning av kontakttolk ska leverantören lämna en skriftlig bekräftelse på att avbokning skett.

  • Du har rätt att avboka uppdrag gällande telefontolkning och videotolkning helt kostnadsfritt om avbokning sker senast fyra timmar före tolkningstillfället.

    Sker avbokning inom fyra timmar före tolkningstillfället kan du istället anvisa leverantören/tolken ett likvärdigt ersättningsuppdrag. Om likvärdigt uppdrag anvisas av beställaren för samma tidpunkt ska får debitering ske endast av ersättningsuppdraget. Om avbokning sker senare än fyra timmar före tolkningstillfället och inget ersättningsuppdrag anvisas kan ersättning för uppdraget debiteras.

    Avbokning av distanstolk gäller från den tidpunkt beställaren lämnar meddelande om avbokning. Vid avbokning av distanstolk ska leverantören lämna en skriftlig bekräftelse på att avbokning skett.

  • Avbokning från leverantör/tolk får endast ske om orsaken till avbokningen inte kunnat eller borde kunnat förutses. Leverantören ska erbjuda ny tolk med motsvarande kompetens eller erbjuda tolkning via on-demand tjänst.

    Avbokning ska ske skriftligt via e-post till beställaren. Om avbokning av kontakttolk sker inom 18 timmar från tolkningstillfället ska detta meddelas per telefon till beställaren.

    Vid systematisk utebliven leverans av tjänster kommer tillämpning av reglering i avtalet gällande fel i utförandet av tjänsten.

    Avbokning av förbokad distanstolkning får inte ske för de tio (10) vanligaste tolkspråken. Kan förbokad distanstolkning inte genomföras och bristen ligger hos leverantör/tolk utgår vite om 1 500 sek för varje enskilt tillfälle.

    Sker avbokning av förbokad distanstolkning för övriga tolkspråk och inom 18 timmar från tolkningstillfället och ersättningslösning inte kan erbjudas av leverantören utgår vite om 1 500 sek för varje enskilt tillfälle.

Fick du hjälp av informationen på sidan?

Tack för din hjälp att förbättra webbplatsen, dina synpunkter har skickats till webbredaktionen.