Bakgrund

• Vägen mot gemensamt system

  2011 konstaterade Region Skåne i en utredning att vårdens IT-struktur med sina hundratals olika applikationer var för fragmenterad. 

  På nationell nivå kom ”Slutbetänkande av Statens vård- och omsorgsutredning” år 2012, en 490-sidig genomgång av alla brister som fanns. Förhoppningen sattes till ett nytt nationellt, gemensamt, vård-system.

  Redan 2011 hade regeringen tillsatt en särskild utredare med uppdrag att utreda och lämna förslag till en mer sammanhållen och ändamålsenlig informationshantering inom och mellan hälso- och sjukvården och socialtjänsten. Den blev klar 2014 med namnet ”Rätt information på rätt plats i rätt tid”.

  En nationell delegation påbörjade dialog med Kaiser Permanente, som är ett mycket stort amerikanskt konsortium inom hälso- och sjukvård. Där fick de stifta bekantskap med bolag som Epic och Cerner och en helt ny typ av journalsystem.

  Tre regioner går samman

  Under åren som följde pågick ett omfattande arbete där deltagare från Stockholms Läns Landsting, Västra Götaland och Region Skåne deltog för att kartlägga hur ett vårdsystem skulle kunna se ut i Sverige. Målet var en gemensam upphandlingsorganisation. De tre regionerna kallade sin grupp för 3R, och kom bland annat överens om gemensamma principer kring hur informationsmiljön skulle byggas.

  Kostnaden för det gemensamma nationella systemet beräknades då uppgå till cirka 3,5 miljarder kronor. Men sent i 2015 blev det uppenbart för alla inblandade att det inte skulle bli en gemensam upphandling. Arbetet i 3R hade då löpt på, men insikten växte att kraven och önskemålen på ett nytt vårdinformationssystem skilde sig så väsentligt åt mellan regionerna att Region Skåne hösten 2016 valde att lämna samarbetet.

  Sedan följde ett par år av olika försök till lösningar av de tekniska vårdsystemen i Skåne.

  Nya beslut om journalsystemen

  Redan under våren 2014 hade Region Skåne aviserat att öppenvårdens system, PMO, skulle skrotas och att ett nytt journalsystem skulle upphandlas. Detta efter att PMO mötts av omfattande kritik från den skånska vårdpersonalen.

  Under 2015 beslutar Region Skånes politiker att istället slå ihop det befintliga PMO med journalsystemet på sjukhusen, så att Melior plus skulle införas där också, genom en direktupphandling. Därtill hade de satt en prislapp för projektet. Siemens ägde ursprungligen Melior, men Cerner tog över systemet i augusti 2014 i och med sitt köp av Siemens division för IT-lösningar för sjukvård.

  PMO levereras dock av en helt annan leverantör, nämligen CGM. CompuGroup Medical Sweden AB, CGM, gick till domstolen för att markera sitt missnöje. Och under hösten 2016 slutar Melior plus i en dom som säger; ”Kammarrätten bestämmer, med ändring av förvaltningsrättens dom, att Region Skånes upphandling av ett konsoliderat journalsystem och ett remiss- och svarssystem ska göras om.”

  Upphandling av system för obstetrik

  Region Skåne startade senare under sommaren 2016 upp en upphandling av ”ett processtöd för obstetrik med tillhörande systemplattform” för att ersätta det gamla obstetriksystemet vars avtal var på väg att löpa ut, men där det också lämnats utrymme för att utveckla de övriga systemen i vården. Också den upphandlingen vanns av Cerner, och också den överklagades av CGM. Den nytillträdda regiondirektören Alf Jönssons beslutar att avbryta upphandlingen omedelbart.

  Istället föddes idén om att upphandla ett "Sammanhållet Digitalt Vårdinformationssystem" och denna gång med tydligt fokus på att allt skulle göras rätt från första start.

  Beslut om upphandling av "sammanhållen digital vårdmiljö"

  Regionstyrelsen antog i oktober 2016 en strategi för en sammanhållen digital vårdmiljö och fattade beslut om att genomföra en upphandling av ett sammanhållet digitalt vårdinformationssystem.

  Se beslutet från regionstyrelsen 2016-10-24

  Målet var att få med alla de största systemleverantörerna i så kallad konkurrenspräglade dialoger vilket man också lyckades med. Upphandlingen löpte från hösten 2016 till tilldelning i september 2017. Det var en banbrytande upphandling då cirka 300 medarbetare engagerades i den, varav mer än 200 personer var från den kliniska verksamheten för att utvärdera systemet. 

  Val av leverantör

  Planen var att kunna tilldela innan sommaren, men för att säkra kvaliteten förlängdes upphandlingen till september 2017. Resultatet blev att Cerner vann upphandlingen med ett anbud som både utifrån ett funktionellt perspektiv såväl som ett kostnadsperspektiv överträffade de andra konkurrenterna.

  I upphandlingen användes mycket material från 3R-samarbetet kring teknisk arkitektur, informatik och informationssäkerhet för att säkerställa framtida informationsutbyte med andra regioner.

• Så gick upphandlingen till

  Upphandling i dialog med leverantörer

  Region Skåne valde formen konkurrenspräglad dialog. Att ett liknande system aldrig tidigare hade upphandlats av varken Region Skåne eller någon annan större aktör i Sverige, att det ansågs vara ett komplext objekt som skulle upphandlas, och det faktum att de gjort försök tidigare som avbrutits, bidrog till att Region Skåne valde denna upphandlingsform. Upphandlingsformen anses främja nya och innovativa lösningar.

  I denna upphandlingsform ansöker leverantörer i ett första steg att få delta i upphandlingen, och i ett andra steg för den upphandlade myndigheten enskilda dialoger med de utvalda leverantörerna. På så sätt kan man tillsammans identifiera hur den upphandlande myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Upphandlingen avslutas sedan med att samtliga leverantörer som är kvar får lämna in ett slutligt anbud.

  Fyra leverantörer ansökte om att delta i Region Skånes upphandling och tre av dessa valdes ut i enlighet med annonseringsunderlaget.

  Organisation för upphandling

  För att hålla samman upphandlingen av SDV bildades under hösten 2016 en strategisk styrgrupp, som innehöll representanter för alla dåvarande hälso- och sjukvårdsförvaltningar. Den strategiska styrgruppen fick stöd av en organisation med programchef och projektledning. Det fanns också ett upphandlingsteam som ansvarade för att planera och genomföra upphandlingen. I detta team medverkade cirka 30 personer från bland annat vården, IT, inköp och juridik.
  
  Som stöd för upphandlingsarbetet bildades flera grupper och forum. Sammanlagt var cirka 300 medarbetare i klinisk verksamhet och stödverksamhet engagerad i upphandlingen i någon omfattning.

  Användarfall hjälpte till att fånga behoven

  En viktig del i upphandlingen var utarbetade användarfall, som hjälpte till att fånga upp olika aspekter av Region Skånes behov. De olika leverantörerna fick vid så kallade dialoger med Region Skåne presentera sina förslag till lösningar utifrån dessa användarfall. Användarfallen bestod ofta av en patientprocess med flera specialiteter och vårdnivåer inblandade, som till exempel ”Den gravida”, ”Barn med ont i magen”, ”Den multisjuka patienten”.
  
  Användarfallen togs fram redan i 3R-samarbetet, men Region Skåne anpassad dem sedan till sina specifika behov. Det fanns en klinisk kärngrupp som såg till att användarfallen täckte in hälso- och sjukvårdens behov. I kärngruppen fanns ett flertal specialitetsområden representerade; bland annat anestesi och intensivvård, opererande specialiteter, cancervård, primärvård, psykiatri, akutvård med flera.
  
  Klinisk personal medverkade sedan även i dialogerna med leverantörerna för att utvärdera och poängsätta leverantörernas hantering av användarfallen.

  Granskning av upphandlingen

  2018 publicerade revisionen i Region Skåne en granskningsrapport kring upphandling och projektstyrning av Skånes digitala vårdsystem. Syftet med granskningen var att bedöma om upphandlingen och projektstyrningen fungerat effektivt och ändamålsenligt. Bedömningen blev att upphandlingen skett i enlighet med lagar och regelverk, och i allt väsentligt varit effektiv och ändamålsenlig.
  
  Några av de centrala iakttagelserna från granskningen var att valet av konkurrenspräglad dialog som upphandlingsform var välmotiverat. Genomförandet har skett i enlighet med LOU och dess grundläggande principer. I en komplex process med många inblandade har krav såsom likabehandling av anbudsgivare, sekretess och tillämpning av utvärderingskriterier upprätthållits. Region Skånes upphandlingspolicy har tillämpats och upphandlingsprocessen är väldokumenterad.

  • Röster om upphandlingen

    Linn Kennedy och Agnetha Perlkvist var två av de sexton medarbetarna i den kliniska kärngruppen.

    Agnetha Perlkvist leder nu det team inom SDV-projektet som arbetar med Dokumentation vårdprofession. Hon har under flera år arbetat som sjuksköterska på Skånes universitetssjukhus, där hon också varit ansvarig för flera olika former av kvalitets- och utvecklingsarbete.

    - Vi i kärngruppen var med och utvecklade användarfallen, och deltog i dialogen med leverantörerna. För mig var några av användarfallen enkla att sätta samman eftersom det låg nära min vardag, medan andra var svårare, men då fanns det andra i kärngruppen som hade kompetens för dessa. Vi hade sedan ett standardiserat formulär för att bedöma hur leverantören levde upp till kraven. Vi bedömde användbarhet och användarvänlighet, till exempel.

    Linn Kennedy var programchef för SDV under 2020 och 2021. Hon har sin bakgrund som disputerad specialist i internmedicin samt sektionschef på internmedicin på Skånes universitetssjukhus i Malmö.

    - Att den kliniska kärngruppen bestod av olika specialiteter och olika professioner gjorde att vi fick användarfall som täckte in flera olika behov och processer. Arbetet kring att ta fram användarfallen gjorde att vi redan där ifrågasatte befintliga arbetssätt och mer utgick från patientens behov och den vård som vi behöver ge.

    Hur använder projektet användarfallen från upphandlingen idag?

    Linn Kennedy:

    - Det arbete vi gjorde då kan vi fortfarande dra nytta av i dag då vi utvecklar det nya vårdsystemet. Användarfallen hjälper oss fortsatt i projektet då vi nu även fått in ett ökat patientperspektiv och kan använda användarfallen för att fånga upp viktiga aspekter tidigt och säkerställa funktionalitet.

    Agnetha Perlkvist:

    - Under upphandlingen tittade vi på om funktionerna fanns för att uppfylla våra behov i relation till användarfallen. Nu går vi igenom varje steg i processen, för att till exempel se hur dokumentationen flödar. Vi försöker också identifiera om det finns några luckor, på det sättet är användarfallen väldigt användbara för att se till att vi fångar in allt vi behöver fånga in. Vi försöker säkerställa att vi får ett system som anpassar sig efter verksamhetens behov, och inte att vi måste anpassa oss efter IT-systemen.

• Vad kostar SDV

  SDV-programmet har en samlad investeringsram om 1,706 miljarder kronor. Det kan jämföras med hälso- och sjukvården i Skåne som i budgeten för 2021 tilldelats 40 miljarder kronor.

  Det var 2016 som politikerna i regionstyrelsen fattade beslut om att genomföra en upphandling av ett sammanhållet digitalt vårdinformationssystem. Cerner var den leverantör som sedan vann upphandlingen för det nya vårdsystemet.

  Vad går budgeten till

  Investeringsbudgeten används till Cerners systemlösning och för medarbetare och konsulter som arbetar med till exempel de anpassningar Region Skåne gör av systemet för att passa den skånska hälso- och sjukvården, tekniska lösningar, testning och träningsmaterial.

  Tack vare ett nära samarbetet med hälso- och sjukvården och andra verksamheter lånar SDV-programmet in medarbetare från verksamheterna och deras lönekostnader ersätts av projektet.

  Projektet har fram till mars 2022 använt 1036 miljoner kronor av de 1,706 miljarder kronor regionfullmäktige tidigare beslutat om.

  Projektets övriga driftkostnader

  Det finns också kostnader för drift som ligger utanför investeringsramen. Det är exempelvis kostnader för medarbetare och konsulter som arbetar med gemensamma aktiviteter knutna till utrullningen av SDV, samt kostnader för lokaler och drift av IT-system och servrar. I mars 2022 hade totalt 589 miljoner kronor lagts på driftskostnader.

  Avtalsvärde

  Region Skånes avtal med leverantören Cerner omfattar mer än bara ett journalsystem. Det består av ett eko-system av systemplattformar för att fullt ut kunna utnyttja ny teknik även i framtiden. Därför finns det optioner och stor flexibilitet kring vad och hur mycket vi kan använda de olika delarna de kommande åren. SDV skapar nya förutsättningar och möjligheter såväl för patienter som för medarbetare, exempelvis bättre beslutsstöd och tillgång till information.

  Skulle allt i avtalet och optioner förverkligas så innebär det ett avtalsvärde (kontraktsvärde) på totalt 3,86 miljarder, vilket även inkluderar driften under perioden. Men det är ett teoretiskt värde och ingen faktisk kostnad för Region Skåne.

  Alla summor är exklusive moms eftersom Region Skåne och alla andra regioner ersätts för momskostnader.