Kommunikation om förändringar i flera steg

Vad innebär egentligen förändringarna i det nya patientjournalsystemet för de verksamheter som ska använda det? Nu pågår ett arbete med att beskriva förändringarna mer detaljerat, och det finns också en process för hur de ska kommuniceras.

I våras kom information om vilka funktioner som ingår i första versionen av SDV, Skånes digitala vårdsystem. Programchef Linn Kennedy berättar om hur SDV-programmet organiserat arbetet med att kommunicera förändringarna till mottagarna.

- Under sommaren och nu i höst har vi grupperat de förändringar som framkommit så de blir lättare att hantera, och arbetar nu med att beskriva dem på en hög nivå. Sedan kommer vi att gå vidare och berätta om vad dessa förändringar innebär i detalj.

Förvaltningarna driver förändringsarbetet

Det finns generella förändringar som gäller alla, exempelvis vårdadministration, dokumentation och läkemedel, och verksamhetsspecifika förändringar, som till exempel bara gäller psykiatrin eller primärvården. När de beskrivits på en hög nivå tas mer detaljerat material fram i samråd med de mottagande organisationerna.

- I SDV-programmet levererar vi till flera olika förvaltningar och privata vårdgivare som arbetar på olika sätt och med olika förutsättningar. Därför måste förändringsarbetet i de enskilda verksamheterna drivas av respektive mottagande organisation och inte av SDV-programmet. Deras representanter jobbar tajt med oss i SDV-programmet, vi är ett team, konstaterar Linn.

Överför kunskap

En viktig roll har de kliniska verksamhetsflöden, som kom på plats för drygt ett år sedan. De har varsin flödesägare som har varit med och validerat det nya systemets design, och hjälpt till att ta fram och gruppera de stora förändringarna.

Nu deltar de i arbetet med att beskriva förändringarna, och överför sin kunskap till verksamheternas utrullningsprojekt och kliniska representanter. Det är sedan utrullningsprojekten som är ansvariga för att ta informationen vidare och förbereda sina verksamheter på hur det påverkar dem.

Regionala förändringsbehov

Vissa förändringar kräver en regional insats. Det kan till exempel vara central facklig samverkan om en förändring påverkar arbetsuppgifter för en yrkesroll, eller om befintliga regionala rutiner eller praxis i Region Skåne måste uppdateras, berättar Linn Kennedy.

- Regionala förändringsbehov kan också uppkomma när vi ser att systemet ger oss möjlighet till nya regionala arbetssätt, exempelvis för att öka patientsäkerheten. Här är SDV-programmets uppgift att identifiera och kartlägga förändringsbehovet men det är inte vi som avgör att ”så här ska det vara”, det måste ske i linjeorganisationen.

Material under uppbyggnad

Webbserien SDV Live som hölls från november 2020 till maj 2021 förmedlade en initial övergripande bild av hur det nya patientjournalsystemet ska fungera. Dessa sändningar är avslutade men går att se i efterhand.

SDV-programmet fokuserar nu på att beskriva förändringar i olika filmer och annat material som ska tas fram. Detta kommer sedan respektive utrullningsprojekt själva att kunna använda för sin förändringskommunikation i den utsträckning de behöver, när det passar dem.

- Självklart ska vi i projektet vara med även i fortsättningen och hjälpa till när det behövs, men det är inte vi som ska driva förändringsarbetet i förvaltningarna och hos den privata hälso- och sjukvården, konstaterar Linn Kennedy.