Verktyg och mallar
Verktyg och mallar
-
5S-metoden
5S är en erkänt välfungerande metod för att skapa en säker och effektiv arbetsplats med fokus på värdeskapande som i sin tur ger förutsättningar för goda arbetsresultat som t.ex. hög patient- och medarbetarsäkerhet, hög kvalitet, korta ledtider samt bättre effektivitet och arbetsmiljö.
För många organisationer är det ett naturligt och lämpligt första steg att påbörja sitt förbättringsarbete med just 5S för att skapa en förmåga att se med kritiska ögon på den egna verksamheten och vad som skapar kundvärde.
-
A3-metoden
A3-metoden är ett sätt att kommunicera, för att visualisera ett problemområde och skapa samsyn. Syftet är främst att lösa aktuella problem men också att göra problemlösningsprocessen transparent och lätt att lära ut.
Instruktioner
Varje uppgift som en verksamhet ställs inför sammanfattas på ett enda papper. Författaren till A3 utgörs av den som äger problemet. Ägaren måste utveckla sin kunskap beträffande problemet för att kunna producera ett meningsfullt förslag. Oftast påbörjas förståelse-/kunskapsresan med en preliminär A3, vars syfte är att identifiera grundorsakerna. Låt A3 vara ett levande dokument, med raderingar/överstrykningar och ändringar som resultat av många människors bidrag.
A3-metoden introduktion (ppt-fil)
A3-metoden för utskrift i A3-format (ppt-fil)
Att förbättra med A3-metoden - Ny digital utbildning! -
Ansvarsmodell HUKI (RACI på engelska)
En metod för att säkerställa rätt ansvar, det vill säga vem har ansvar för vad.
Instruktion
-
Checklista för framgångsrikt förbättringsarbete
Undersökningar har visat att chanserna att lyckas med förbättringsarbete ökar om arbetsteamet och den omgivning som teamet verkar i uppfyller vissa förutsättningar. För att framgångsrikt kunna genomföra förbättringar måste det finnas en viss grad av mognad hos den enhet som genomför ett förändringsarbete.
Syftet med detta formulär är att ge en överblick över era förutsättningar att genomföra förbättringsarbetet utifrån hur det ser ut i just er verksamhet.
Faktorer som bidrar till ett framgångsrikt förbättringsarbete (pdf)
-
CT-träd
CT-träd är en metod att bryta ner ett (ibland ospecifikt) kundbehov till olika mätbara egenskaper som värderas av kunden (t.ex. kvalitet, tid, bemötande,…) och vidare till mer eller mindre påverkbara faktorer för nämnda egenskaper. Metoden är effektiv i att skapa förståelse och samsyn kring behovet, de egenskaper som kunden värderar och som eventuellt inte uppfylls, samt vilka påverkande faktorer som finns och därmed behöver förstås och hanteras för att behoven skall mötas.
-
Enkät - mall
En mall att utgå ifrån om du vill formulera frågor till en grupp.
-
Fem varför?
Fem varför? är ett enkelt och handfast sätt att hitta rotorsaker!
Tänk på att:
- Svaren ska vara relevanta för problemet och inte vara svepande (som "för lite resurser").
- Bara fråga så länge svaren är relevanta. När svaren inte längre ger någon ytterligare information så backa ett svar, det föregående svaret är ofta rotorsaken!
I detta dokument hittar du tre mallar som alla bygger på metoden.
-
Fiskbensdiagram
Fiskbensdiagram är ett verktyg för att åskådliggöra orsaker till ett problem.
Instruktioner
- Förändringsledning
-
Gröna korset
Gröna korset är i grunden en metod för att visualisera avvikelser som risker och skador i olika sammanhang. Den kan även användas för att följa utveckling av olika fokusområden.
Metoden används med fördel i samband med daglig styrning/pulsmöten eftersom den är snabb och enkel.- Gröna korset (ppt)
- Gröna korset - daglig mall (doc)
- Gröna korset - detaljlistmall (exc)
- Gröna korset - sammanställning (exc)
- Förbättringsblankett PGSA (doc)
Gröna korset - introduktionsfilm (längd 2 min)
Grönt kors ska vända skånsk psykiatri rätt (artikel i Dagens medicin, 2017-02-10) -
Hattmodellen
Sex tänkarhattar är en tankemetod som beskrivits i boken med samma namn av Edward de Bono. De sex tänkarhattarna symboliserar olika sätt att tänka, och ska användas genom att man enskilt eller i grupp fokuserar på ett problem från sex olika perspektiv. De sex hattarna har olika färger och tas på antingen mentalt eller fysiskt.
Instruktioner
-
Intressentanalys
Verktyg som hjälper dig att identifiera vem eller vilka intressenter som påverkas av förbättringen/förändringen.
Instruktion
-
Kommunikationsbudskap - mall
- Varför?
- Vad?
- Hur?
-
Kontrollplan
Kontrollplan är en metod för processtyrning. Den syftar till att långsiktigt tillse att ett resultat/utfall bibehålls inom förutbestämda gränser. Principen är att följa utfallet men styra de påverkande faktorerna så att dessa bibehålls inom angivna gränser och att någon eller något reagerar direkt om dessa gränser passeras. Metoden möjliggör proaktivitet genom tidiga varningar och insatser som gör att man kan undvika oönskade utfall.
-
Kraftfältsanalys
Enligt Kurt Lewin hålls en organisation i balans genom samspelet mellan två motsatta styrkegrupperingar; de som söker främja förändringar (De drivande krafterna) och de som försöker behålla status quo (De hindrande krafterna). Lewin menar att denna dynamiska balans (”Jämviktsläge”) skapas av krafter som verkar i motsatt riktning. Krafterna som jobbar mot varandra inkluderar personer, levnadsvanor, traditioner och attityder.
Idén med Kraftfältsdiagrammen är att tydliggöra vilka krafter som verkar i vilken riktning vid en given frågeställning.
-
Kundens röst (Voice of the Customer VOC)
VOC: Kundens egen beskrivning av de varor och tjänster vi levererar, samt egenskaper och funktionalitet hos dessa.
För att förstå kundens "röst", det vill säga kunden/patientens egentliga behov, så bör vi fråga kunden/patienten om deras krav/önskemål på det vi levererar, inte bara anta det. Framförallt gäller det som vi definierat som resultat, "Output", från processen.
Kundens röst - mall (Voice of the Customer) - ppt -
PGSA-hjulet
Förbättringshjulet PGSA (planera, göra, studera, agera) är ett verktyg som kan användas vid kvalitets- och förbättringsarbete i en organisation.
Instruktioner
I den första fasen har ett problem identifierats i organisationen och man planerar en lösning. När detta är gjort inleds andra fasen där lösningen genomförs. I tredje fasen studeras effekterna av den lösning som man tillämpat, och i den fjärde fasen agerar man så att samma problem inte skall uppstå på nytt. Dessa faser ”rullar” sedan på och används kontinuerligt för att uppnå ständiga förbättringar.
Mall:
Testcykeljournal - PGSA (doc)Film om PGSA-hjulet:
The PDSA Cycle (Youtube) -
PICK-graf - prioritera idéer och förslag
När man arbetar med ständiga förbättringar och utvecklar sin verksamhet behöver man ibland värdera och prioritera bland idéer och förslag.
En PICK-graf är ett prioriteringsverktyg där PICK står för Possible, Implement, Consider och Kill och är en ”fyrfältare” där man skattar idéerna utifrån två perspektiv: kostnad/ansträngning och effekt/påverkan på verksamheten.
Instruktion
-
Prioritering
När man arbetar med ständiga förbättringar och utvecklar sin verksamhet behöver man ibland värdera och prioritera bland idéer och förslag.
Det finns många sätt att göra detta på, från att genomföra en enkel multiröstning där alla får ett antal poäng/streck att fördela på det som ska prioriteras, via värderingsmatriser (ex "Pick-graf") till beslutsmatriser och parvis jämförelse då en exakt prioritering bör ske. -
Problemformulering med 7 frågor
Problemformulering är en faktabaserad beskrivning av en situation eller ett resultat som skiljer sig från det önskade. Här finner du utbildningsmaterial för att kunna ta fram en bra problemformulering, en lämplig start i förbättringsarbete där lösningen inte är uppenbar.
Instruktioner
Problemformulering med 7 frågor (ppt)
Problemformulering - din bästa start i förbättringsarbetet! (digital utbildning)
-
Processkartläggning
Inom kvalitetsområdet betyder process en serie sammankopplade aktiviteter som upprepas och skapar värde för någon. Processen har en väl definierad början och ett väl definierat slut.
Genom kartläggning av processerna i en verksamhet uppnås en processförståelse som ger möjlighet att identifiera problem/förbättringsområden. På så sätt kan du styra/utveckla processerna till att fungera bättre och effektivare, samt skapa förutsättningar för utveckling och förebyggande åtgärder.
Instruktioner
-
Pulsmöten
Pulsmöten används för daglig styrning av kapacitet och ska säkerställa en tvärfunktionell informationsspridning om produktionssituationen, riskanalyser, och annan viktig information som krävs för att hantera den dagliga vården och patientlogistiken.
Arbetssättet stödjer ett avvikelsebaserat förbättringsarbete, dvs tar avvikelser till förbättringstavlan. I anslutning till tavlan ska man också kunna följa kritiska vårdlogistiska- och vårdkvalitetsnyckeltal.
-
Sju kvalitetsverktyg
Sju vanliga och praktiskt användbara presentationsformat vid förbättrings- och kvalitetsarbete.
7 sätt att visa data = 7 kvalitetsverktyg:
Kontrollblad
Fiskbensdiagram
Styrdiagram
Sambandsdiagram
Histogram
Paretodiagram
Stratifiering
Sju kvalitetsverktyg - ppt -
SMART:a mål
Att beskriva:
- Specifika
- Mätbara
- Accepterade
- Realistiska och
- Tidsatta mål
Instruktion
-
SWOT-analys
SWOT-analys är ett verktyg inom processen för att utforma en lämplig strategi. Den används för att analysera den interna och externa miljön kring en organisation, och ger ofta mycket användbar information. Den interna miljön utgörs av S och W i SWOT och består av styrkor (strengths) och svagheter (weaknesses). Den externa miljön utgörs av O och T vilket står för möjligheter (opportunities) och hot (threats).
SWOT kan med fördel även användas i andra projekt där modellen kan anses vara lämplig och bidra med information. De externa faktorerna kan även sättas in i ett PEST/PESTLE-analys för en mer utförlig analys av den externa miljön i förhållande till politiska, ekonomiska, sociala, teknologiska, rättsliga och miljömässiga faktorer.
Instruktioner och mallar