Verktyg och mallar

Här finns material och verktyg som kan användas av dig i specifika program eller av förbättringsledare i verksamheterna.

Rapporterna Att mäta för att veta, samt Gör och lär, finns på Rapportsidan: Utbildningslitteratur - Rapporter och skrifter

Aktuella program

Verktyg och mallar

  • A3-metoden

    A3-metoden är ett sätt att kommunicera, för att visualisera ett problemområde och skapa samsyn. Syftet är främst att lösa aktuella problem men också att göra problemlösningsprocessen transparent och lätt att lära ut.

    Instruktioner

    Varje uppgift som en verksamhet ställs inför sammanfattas på ett enda papper. Författaren till A3 utgörs av den som äger problemet. Ägaren måste utveckla sin kunskap beträffande problemet för att kunna producera ett meningsfullt förslag. Oftast påbörjas förståelse-/kunskapsresan med en preliminär A3, vars syfte är att identifiera grundorsakerna. Låt A3 vara ett levande dokument, med raderingar/överstrykningar och ändringar som resultat av många människors bidrag.

    A3-metoden instruktion (ppt-fil)
    A3-metoden för utskrift i A3-format (ppt-fil)

  • Ansvarsmodell HUKI (RACI på engelska)

    En metod för att säkerställa rätt ansvar, det vill säga vem har ansvar för vad. 

    Instruktion

    Ansvarsmodell HUKI (ppt) 

  • Checklista för framgångsrikt förbättringsarbete

    Undersökningar har visat att chanserna att lyckas med förbättringsarbete ökar om arbetsteamet och den omgivning som teamet verkar i uppfyller vissa förutsättningar. För att framgångsrikt kunna genomföra förbättringar måste det finnas en viss grad av mognad hos den enhet som genomför ett förändringsarbete.

    Syftet med detta formulär är att ge en överblick över era förutsättningar att genomföra förbättringsarbetet utifrån hur det ser ut i just er verksamhet.

    Faktorer som bidrar till ett framgångsrikt förbättringsarbete (pdf)

  • Checklista för förändringsledning

    Instruktion

    Checklista för förändringsledning (ppt)

  • Enkät - mall

    En mall att utgå ifrån om du vill formulera frågor till en grupp.

    Mall för enkät (doc)

  • Fem varför?

    Fem varför? är ett enkelt och handfast sätt att hitta rotorsaker!

    Tänk på att:

    • Svaren ska vara relevanta för problemet och inte vara svepande (som "för lite resurser").
    • Bara fråga så länge svaren är relevanta. När svaren inte längre ger någon ytterligare information så backa ett svar, det föregående svaret är ofta rotorsaken!

    I detta dokument hittar du tre mallar som alla bygger på metoden.

    Fem varför?

  • Fiskbensdiagram

    Fiskbensdiagram är ett verktyg för att åskådliggöra orsaker till ett problem.

    Instruktioner

    Fiskbensdiagram (ppt)

    Fiskben tom mall (ppt)

  • Gröna korset

    Gröna korset är i grunden en metod för att visualisera avvikelser som risker och skador i olika sammanhang. Den kan även användas för att följa utveckling av olika fokusområden.

    Metoden används med fördel i samband med daglig styrning/pulsmöten eftersom den är snabb och enkel.

    Gröna korset - introduktionsfilm (längd 2 min)

    Grönt kors ska vända skånsk psykiatri rätt (artikel i Dagens medicin, 2017-02-10)

  • Hattmodellen

    Sex tänkarhattar är en tankemetod som beskrivits i boken med samma namn av Edward de Bono. De sex tänkarhattarna symboliserar olika sätt att tänka, och ska användas genom att man enskilt eller i grupp fokuserar på ett problem från sex olika perspektiv. De sex hattarna har olika färger och tas på antingen mentalt eller fysiskt.

    Instruktioner

    Hattmodellen (pdf)

  • Intressentanalys

    Verktyg som hjälper dig att identifiera vem eller vilka intressenter som påverkas av förbättringen/förändringen.

    Instruktion

    Intressentanalys (ppt)

  • Kommunikationsbudskap - mall
    • Varför?
    • Vad?
    • Hur?

    Kommunikationsbudskap - mall

  • Kraftfältsanalys

    Enligt Kurt Lewin hålls en organisation i balans genom samspelet mellan två motsatta styrkegrupperingar; de som söker främja förändringar (De drivande krafterna) och de som försöker behålla status quo (De hindrande krafterna). Lewin menar att denna dynamiska balans (”Jämviktsläge”) skapas av krafter som verkar i motsatt riktning. Krafterna som jobbar mot varandra inkluderar personer, levnadsvanor, traditioner och attityder.

    Idén med Kraftfältsdiagrammen är att tydliggöra vilka krafter som verkar i vilken riktning vid en given frågeställning.

    Kraftfältsanalys (ppt)

  • Kundens röst (Voice of the Customer VOC)

    VOC: Kundens egen beskrivning av de varor och tjänster vi levererar, samt egenskaper och funktionalitet hos dessa.

    För att förstå kundens "röst", det vill säga kunden/patientens egentliga behov, så bör vi fråga kunden/patienten om deras krav/önskemål på det de det vi levererar, inte bara anta det. Framförallt gäller det som vi definierat som resultat, "Output", från processen.

    Kundens röst (Voice of the Customer)

  • PGSA-hjulet

    Förbättringshjulet PGSA (planera, göra, studera, agera) är ett verktyg som kan användas vid kvalitets- och förbättringsarbete i en organisation.

    Instruktioner

    I den första fasen har ett problem identifierats i organisationen och man planerar en lösning. När detta är gjort inleds andra fasen där lösningen genomförs. I tredje fasen studeras effekterna av den lösning som man tillämpat, och i den fjärde fasen agerar man så att samma problem inte skall uppstå på nytt. Dessa faser ”rullar” sedan på och används kontinuerligt för att uppnå ständiga förbättringar.

    PGSA (ppt)

    Mall:
    Testcykeljournal - PGSA (doc)

    Arbetsblad PGSA-hjul (ppt)

    Film om PGSA-hjulet:
    The PDSA Cycle (Youtube)

  • PICK-graf - prioritera idéer och förslag

    När man arbetar med ständiga förbättringar och utvecklar sin verksamhet behöver man ibland värdera och prioritera bland idéer och förslag.

    En PICK-graf är ett prioriteringsverktyg där PICK står för Possible, Implement, Consider och Kill och är en ”fyrfältare” där man skattar idéerna utifrån två perspektiv: kostnad/ansträngning och effekt/påverkan på verksamheten.

    Instruktion

    PICK-graf (ppt)

  • Prioritering

    När man arbetar med ständiga förbättringar och utvecklar sin verksamhet behöver man ibland värdera och prioritera bland idéer och förslag.

    Det finns många sätt att göra detta på, från att genomföre en enkel multiröstning där alla får ett antal poäng/streck att fördela på det som ska prioriteras, via värderingsmatriser (ex "Pick-graf") till beslutsmatriser och parvis jämförelse då en exakt prioritering bör ske.

    Prioritering

  • Problemformulering med 7 frågor

    I detta dokument presenteras sju olika sätt som sedan lång tid är vanligt förekommande i kvalitetsarbete och som passar för visuell presentation.

    Instruktioner

    Problemformulering med 7 frågor (ppt)

  • Processkartläggning

    Inom kvalitetsområdet betyder process en serie sammankopplade aktiviteter som upprepas och skapar värde för någon. Processen har en väl definierad början och ett väl definierat slut.

    Genom kartläggning av processerna i en verksamhet uppnås en processförståelse som ger möjlighet att identifiera problem/förbättringsområden. På så sätt kan du styra/utveckla processerna till att fungera bättre och effektivare, samt skapa förutsättningar för utveckling och förebyggande åtgärder.

    Instruktioner

    Processkartläggning (ppt)

  • Pulsmöten

    Pulsmöten används för daglig styrning av kapacitet och ska säkerställa en tvärfunktionell informationsspridning om produktionssituationen, riskanalyser, och annan viktig information som krävs för att hantera den dagliga vården och patientlogistiken.

    Arbetssättet stödjer ett avvikelsebaserat förbättringsarbete, dvs tar avvikelser till förbättringstavlan. I anslutning till tavlan ska man också kunna följa kritiska vårdlogistiska- och vårdkvalitetsnyckeltal.

    Mall:
    Exempel på pulstavla (xls)

  • RAND-36

    RAND-36, som är ett hälsorelaterat livskvalitetsinstrument finns nu även i webbversion som är framtagen och distribueras av RCSO.

    Mer information om RAND-36 finns på Registercentrum Sydosts hemsida:
    RAND-36

  • Rapport för genomfört förbättringsprogram

    Rapport som används av enskild deltagare eller team som har genomfört ett förbättringsprogram och ska redovisa sitt förbättringsarbete.

    Programrapport_(doc)

    Kontakta din handledare om du/ni har frågor om rubrikerna.

  • SBAR

    SBAR står för situation, bakgrund, aktuellt tillstånd och rekommendation och är ett verktyg för strukturerad kommunikation som minskar risken för vårdskador. Att kunna kommunicera på ett säkert sätt är en grundläggande förutsättning för en säker vård. Verktyget SBAR ger struktur åt dialogen i vården. Det är ett sätt att lämna och ta emot viktig information strukturerat och snabbt.

    Mer information om SBAR finns på SKL:s webbplats:
    Strukturerad kommunikation minskar riskerna i vården (SKL)

  • Sju kvalitetsverktyg

    Sju vanliga och praktiskt användbara presentationsformat vid förbättrings- och kvalitetsarbete.

    Sju kvalitetsverktyg

  • SMART:a mål

    Att beskriva:

    • Specifika
    • Mätbara
    • Accepterade
    • Realistiska och
    • Tidsatta mål

    Instruktion

    SMART:a mål

  • SWOT-analys

    SWOT-analys är ett verktyg inom processen för att utforma en lämplig strategi. Den används för att analysera den interna och externa miljön kring en organisation, och ger ofta mycket användbar information. Den interna miljön utgörs av S och W i SWOT och består av styrkor (strengths) och svagheter (weaknesses). Den externa miljön utgörs av O och T vilket står för möjligheter (opportunities) och hot (threats).

    SWOT kan med fördel även användas i andra projekt där modellen kan anses vara lämplig och bidra med information. De externa faktorerna kan även sättas in i ett PEST/PESTLE-analys för en mer utförlig analys av den externa miljön i förhållande till politiska, ekonomiska, sociala, teknologiska, rättsliga och miljömässiga faktorer.

    Instruktioner och mallar

    SWOT-analys (ppt)

    SWOT-analys mall (Mallar.eu)

  • Systemiskt möte

    När en grupp människor samlas i ett systemiskt möte utforskar man gemensamt en självupplevd händelse. Det kan exempelvis vara ett problem om hur en patient/brukare har blivit bemött/hanterad i vård/omsorg. 

    Syftet är att få en gemensam bild av skeendet samt att nå en ökad förståelse. Det systemiska mötet beskriver hur systemsättare och systemaktörer interagerar och samverkar inom mötet. Systemsättare är de som formar eller leder systemet och systemaktörer är de som agerar i ett system. 

  • Teach-back

    Teach-back är en evidensbaserad, enkel och effektiv samtalmetod att minska missförstånd i patientmötet och öka patientsäkerheten. Region Skåne har valt att kalla den Förstå mig rätt.

    Metoden går i korthet ut på att vårdgivaren under eller efter möten ber patienten återberätta med egna ord vad som sagts och vad man kommit överens om. Det handlar inte om att kontrollera patienten utan att få en återkoppling på hur väl vi som personal har informerat och förklarat. Personalen kan också sammanfatta information som patienten har gett.

    Läs mer om Teach-back:
    Förstå mig rätt (Teach-back-metoden) - Patientsäkerhet

Tack för att du kontaktar oss, vi har tagit emot dina synpunkter